Soluţii pentru optimizarea administrării parcului auto

Administrarea flotei este o misiune complexă, combinând intervenţii în mai multe domenii, cum ar fi managementul administrativ, logistica şi întreţinerea vehiculelor. Coordonarea tuturor acestor activităţi este fundamentală pentru asigurarea bunei funcţionări a parcului auto, însă succesul nu se obţine prea uşor. Ecuaţia mobilităţii este complicată şi poate include o multitudine de variabile. Iată câteva dintre ele.

Alegerea maşinilor şi rolul TCO

Alegerea vehiculului reprezintă un pas important pentru gestionarea cheltuielilor şi un element de bază în optimizarea administrării parcului auto. Specialiştii în administrarea parcurilor auto spun că pentru un manager cu experienţă, valoarea TCO (Total Cost of Ownership – Costul total de deţinere) va fi mult mai importantă decât preţul maşinii. Prin urmare, acesta nu ar trebui să fie determinant în decizia de achiziţie. Cele mai importante componente ale TCO sunt deprecierea, costurile cu combustibilul şi mentenanţa, cu asigurarea şi cele care apar atunci când are loc un accident La acestea se adaugă costurile fixe ce reprezintă toate taxele aferente achiziţiei şi utilizării autovehiculelor, costurile serviciilor, precum şi costurile ascunse, generate de comportamentul şoferului. Odată ce TCO a fost calculat, costul per kilometru între autovehicule poate fi comparat şi monitorizat.

Pe de altă parte, TCO poate fi redus nu numai prin selecţia corectă a autovehiculelor, ci şi dacă utilizatorul are o abordare responsabilă la volan şi îşi îmbunătăţeşte stilul de condus.

Alegerea finanţării

Costurile unei flote sunt influenţate şi de soluţia de finanţare aleasă, iar pentru optimizarea administrării parcului auto ar trebui ţinut cont şi de acest aspect.

În cazul achiziţiei unei flote de mai multe maşini, investiţia iniţială este mare, iar companiile trebuie să aibă un buget semnificativ. În plus, este necesar şi o echipă care să se ocupe permanent de administrarea ei.

O altă soluţie de finanţare a flotei este leasingul operaţional, prin care se plăteşte doar utilizarea maşinilor, nu şi achiziţionarea lor. Prin intermediul acestui produs o companie specializată pune la dispoziţia firmelor vehiculele de care acestea au nevoie pentru a-şi desfăşura activitatea, în schimbul achitării unei rate, calculate în funcţie de rulajul anual şi de durata contractului. La finalul contractului, maşinile sunt returnate, iar firmele nu-şi mai asumă riscul de revânzare. În plus, prin leasing operaţional, companiile pot primi şi un pachet complet de servicii incluse, cum ar fi: livrarea şi înmatricularea autovehiculelor, gestionarea documentelor, mentenanţa periodică în service-uri autorizate, schimbarea anvelopelor în funcţie de sezon, managementul anvelopelor, furnizarea de vehicule de înlocuire în diferite situaţii, astfel încât workflow-ul să nu fie afectat de către aceste operaţiuni. Pentru contractele de leasing operaţional nu se solicită avans, sunt percepute chirii fixe pe întreaga perioadă cu condiţia ca parametrii perioadă şi kilometraj să rămână constanţi, iar garanţiile suplimentare (depozite, bonuri la ordin, scrisori de bonitate) sunt solicitate în mod excepţional, în funcţie de bonitatea companiei.

Cea de-a treia soluţie de finanţare a unei flote este prin leasing financiar. Ca noţiune, acesta reprezintă un pachet integrat de finanţare, asigurare şi servicii post-vânzare pentru achiziţia de bunuri de folosinţă îndelungată. Activul finanţat, cum ar fi vehiculele, se constituie în cele mai multe cazuri drept singura garanţie a finanţării, iar aprobarea dosarului se face de cele mai multe ori mai rapid în comparaţie cu un credit bancar. De asemenea, TVA-ul este finanţat de facto, iar plăţile acestuia sunt eşalonate de-a lungul perioadei de leasing. Finanţarea poate include şi gestiunea unor servicii care, în cazul creditului bancar, rămân în sarcina utilizatorului, precum asigurările RCA şi CASCO, înmatricularea ori alte servicii – contract de întreţinere, asistenţă rutieră sau monitorizarea flotei. Leasingul financiar mai este caracterizat şi de o serie de beneficii nemonetare, cum ar fi, de exemplu, flexibilitatea contractelor prin faptul că oferă utilizatorului opţiunea de închidere anticipată, posibilitatea prelungirii perioadei iniţiale sau alternativa de a achiziţiona vehiculul la terminarea contractului.

Instrumente pentru optimizarea administrării parcului auto

Pentru optimizarea administrării parcului auto, managerii au astăzi la dispoziţie o gamă largă de instrumente, precum platformele online, disponibile pe desktop, laptop sau mobil. Prin intermediul acestora, au acces în timp real la toate datele parcului auto pe care îl administrează – istoric de mentenanţă, kilometrajul, date referitoare la vehicule, eventualele intervenţii care au fost făcute pe o anumită maşină. Pe baza acestor date, poate realiza rapoarte de activitate detaliate şi optimiza utilizarea flotei. Totodată, fleet managerul poate trimite notificări pentru toţi utilizatorii, precum cele privind schimbul de anvelope, verificarea expirării ITP-ului, eventualele schimbări legislative sau restricţii rutiere.

Platforme online similare pot fi folosite şi de către utilizatorii maşinilor, care pot vedea imediat aspectele care îi interesează, cum ar fi copia cărţii de identitate a vehiculului, termenele de expirare a ITP-ului sau RCA-ului. Totodată, dacă sunt plecaţi într-o călătorie de afaceri sau o delegaţie, pot găsi rapid cea mai apropiată benzinărie sau cel mai apropiat service.

Managerii de flotă mai pot utiliza şi soluţii telematice prin intermediul cărora pot urmări îndeplinirii sarcinilor alocate pe fiecare vehicul în parte, comunicarea între şoferi şi dispeceri şi procesarea datelor preluate din calculatorul CANBUS al vehiculului. Este posibilă, de asemenea, monitorizarea kilometrilor parcurşi în mod real de vehicul pentru a avea o imagine fidelă a activităţii echipei. Rapoartele generate de astfel de soluţii pot livra informaţii complexe despre traseu, poziţia maşinilor, orele de plecare şi sosire, timpul de staţionare cu motorul pornit, viteza, orele de lucru efectiv (în trafic), consumul de combustibil sau chiar locaţia şi datele când au fost depăşite limitele de viteză.

Stilul de condus

Un bun management al flotei implică şi determinarea utilizatorilor maşinilor de a adopta un stil de condus ecologic. Această abordare reduce amprenta de mediu a companiei prin reducerea consumului de combustibil. În practică, aceasta constă în:

– Limitarea vitezei autoturismelor. Conform unui studiu dat publicităţii în Franţa, viteza excesivă creşte consumul de combustibil cu până la 40%;

– Starea anvelopei. Presiunea anvelopelor influenţează în mod direct consumul de combustibil şi emisiile de carbon. Presiunea redusă sporeşte rezistenţa la rulare a anvelopei, ceea ce duce la consumul inutil de carburant. Prin urmare, presiunea din anvelope ar trebui verificată la fiecare trei săptămîni, chiar şi după schimbarea acestora. Specialiştii spun că nu este nevoie ca presiunea în anotimpul cald să fie redusă, deoarece o uşoară suprapresiune nu dăunează anvelopei;

– Întreţinerea maşinilor. Problemele legate de reglajul maşinii şi de uleiul uzat sunt şi ele responsabile pentru creşterea consumului;

– Reducerea utilizării sistemului de aer condiţionat. Deşi asigură confortul utilizatorilor, folosirea acestuia creşte consumul de combustibil între 15-20%.

Este posibil ca unii şoferi să nu fie conştienţi de aceste acţiuni simple şi practice pentru a adopta un comportament responsabil la volan. Însă pentru a le consolida capacitatea de condus ecologic, un manager de flotă le poate recomanda cursuri de specialitate.

De altfel, există şi aplicaţii care ajută utilizatorii să conducă vehiculele în mod responsabil, alertându-i pe şoferi atunci când emisia de CO2 depăşeşte un anumit prag.

Întreţinerea maşinilor

Întreţinerea vehiculelor este de o importanţă capitală pentru optimizarea administrării parcului auto, iar lipsa ei generează costuri suplimentare şi reduce durata de viaţă. În plus, conducerea unei maşini nesigure creşte riscul unui accident.

Specialiştii în managementul flotelor spun că pentru a fi siguri că autovehiculele sunt întotdeauna în stare excelentă, se recomandă întocmirea unui program de întreţinere a flotei:

– Uleiul se schimbă, în principiu, la fiecare 10.000 km sau o dată sau de două ori pe an în funcţie de kilometrajul parcurs;

– Înlocuirea anvelopei se efectuează la fiecare 50.000 km. Acest kilometraj poate fi redus dacă drumurile nu sunt în stare bună;

– Pentru accesorii, cum ar fi ştergătoarele, parbrizele sau farurile, uzura se verifică periodic.

Prin centralizarea tuturor datelor referitoare la parcul auto, se pot anticipa defecţiunile mecanice şi, astfel, piesele uzate pot fi înlocuite la momentul potrivit. Această metodă permite, de asemenea, planificarea optimă şi a reparaţiilor.

(Articol publicat în revista Flote Auto, iunie 2019)

CITEŞTE ŞI:

Administrarea flotei de maşini. Internalizare sau externalizare?

WebEye are noi pachete tarifare. Economiile pot ajunge la 800 euro/vehicul

Cum scazi factura maşinii. TCO, cheia reducerilor de costuri

administrare flotefleet management