O administrare eficientă a flotei poate duce la reduceri semnificative de costuri, creșterea duratei de viață a vehiculelor și îmbunătățirea productivității, însă multe companii nu reușesc să profite de potențialul de economii al parcului lor de mașini. Experții în mobilitate arată cum pot fi economisite între 10 și 30% din costurile flotei, fără a compromite calitatea.
De la mașinile de serviciu la vehiculele de livrare, flota auto este unul dintre cele mai mari elemente de cost în multe companii. Cu toate acestea, aproape nimeni nu exploatează pe deplin potențialul de economii. Fie că este vorba de contracte de leasing, întreținere, carduri de combustibil sau utilizare, în practică mulți bani pot fi economisiți. Potrivit specialiștilor în administrarea flotelor, o serie de companii nu au o imagine de ansamblu reală asupra parcului lor auto. Cu toate acestea, prin digitalizare și încheierea unor contracte cu prevederi inteligent stipulate se pot reduce cheltuielile cu 10 – 30%. Experții în mobilitate explică care sunt pârghiile care au cu adevărat un impact și unde se ascund capcanele tipice ale costurilor.
Costurile de operare
Fiecare flotă implică numeroși factori de cost. În primul rând sunt costurile de operare. Pe lângă consumul de combustibil, acestea includ inspecții și reparații, precum și anvelope noi și costuri de asigurare. Impozitul pe vehicule și orice taxe de drum sunt alte elemente pe care companiile trebuie să le ia în considerare în mod regulat.
Drept urmare, reducerea consumului de conbustibili se poate realiza prin utilizarea cardurilor de combustibil pentru a monitoriza achizițiile, stabilirea unor norme de consum și training pentru șoferi privind conducerea economică.
Pentru reducerea costurilor cu reparațiile, ar putea fi negociat, cu service-ul partener, un preț fix lunar/anual pentru întreținere, indiferent de reparații. Astfel, se elimină variațiile bugetare și se pot negocia prețuri mai mici în volum. Totodată, întreținerea preventivă – revizii regulate, schimburi de ulei și filtre programate, verificări periodice ale frânelor și pneurilor – previne defecțiunile costisitoare și reduce timpii de nefuncționare.
Pentru reducerea costurilor cu asigurările ar trebui obținute oferte de la mai mulți asiguratori și alese polițe cu franșiză (în cazul unui istoric bun de daune).
Totodată, pentru optimizarea taxelor și abonamentelor ar trebui cumpărate roviniete pe durată mai lungă (anuale) pentru discounturi, abonamente pentru parcări pentru a evita plata per oră, dar și achitarea impozitului pe mijloacele de transport în perioada în care se acordă reducerea de 10%.
Pe de altă parte, specialiștii mai recomandă și analizarea gradul de utilizare a fiecărui vehicul. Astfel, eliminarea mașinilor subutilizate reduce, implicit, costurile cu asigurările, taxele (RCA, rovinietă), reviziile periodice și amortizarea.
Costurile fixe
Pe lângă costurile de operare, fiecare vehicul din flotă suportă și costuri fixe. Acestea includ costurile de achiziție și plățile lunare de leasing, precum și costurile cu personalul asociat gestionării vehiculelor.
Reducerea costurilor de achiziție ale flotei este esențială pentru a evita investițiile excesive și pentru a optimiza rentabilitatea pe termen lung. Una dintre cele mai eficiente metode de a reduce aceste costuri, fără a compromite calitatea sau funcționalitatea vehiculelor este negocierea cu furnizorii. În acest context, prin achiziții directe de la dealerii oficiali sau de la importatori și oferte personalizate pentru flotă (discounturi de volum) se pot obține reduceri între 5–25%, în funcție de cantitate și marcă.
Totodată, pentru firmele care nu au buget de investiții mari inițiale, achzițiile directe pot fi înlocuite de alte soluții de finanțare a flotei, precum leasingul operațional sau leasingul financiar. Astfel, companiile nu-și blochează capital mare la început, pot obține rate mai bune decât în cazul creditelor auto, iar unele contracte includ revizii, asigurări și înmatriculare.
Pe de altă parte, poate fi luată în calcul și achiziția de vehicule puțin rulate (second-hand) din surse de încredere (ex: foste flote, leasing returnat), astfel încât să poată fi verificat istoricul de service și să se obțină garanție. Prin această soluție, spun specialiștii în administrarea flotelor, firmele plătesc cu 30–50% mai puțin decât pentru un vehicul nou.
Tot pentru reducerea costurilor de achiziție mai este recomandată și standardizarea modelelor de vehicule, care aduce discounturi mai mari la achiziții multiple de același model, precum și costuri mai mici cu piesele, service-ul și instruirea coducătorilor auto.
Specialiștii în administrarea flotelor mai arată că reduceri pot fi obținute și la achizițiile efectuate la final de trimestru sau de an, când dealerii, care au ținte de vânzări, pot oferi prețuri mai bune. În plus, sunt de evitat pachetele de dotări care nu sunt necesare operațional (ex: tapițerie din piele, jante de aliaj) și astfel se pot obține reduceri de până la 10–15% din prețul unui vehicul.
Comportamentul la volan
Persoanele care conduc vehiculele flotei contribuie, de asemenea, la costurile individuale. Comportamentul lor la volan și manevrabilitatea influențează semnificativ consumul de combustibil – accelerarea rapidă sau ralantiul, de exemplu, cresc consumul de combustibil.
Lipsa de expertiză
Multe companii nu acordă prea multă importanță gestionării flotei. Adesea, parcul auto este administrat de un angajat, pe lângă atribuțiile sale obișnuite. Însă chiar dacă el este singurul responsabil pentru gestionarea flotei companiei, acest lucru nu înseamnă neapărat că are cunoștințe vaste despre cum să gestioneze eficient vehiculele, pentru că nu există un program de instruire recunoscut pentru managerii de flotă.
Fără software, eficiența se pierde
O altă dificultate apare atunci când nu se utilizează software profesional pentru gestionarea flotei. Utilizarea software-ului permite, în special, urmărirea indicatorilor cheie de performanță importanți și generarea de rapoarte corespunzătoare. Din aceste date și rapoarte, se poate obține potențial de optimizare, se pot calcula indicatori cheie de performanță suplimentari și se pot utiliza date în timp real. Cu toate acestea, dacă gestionarea vehiculelor se face folosind Excel sau un program similar, sunt posibile doar calcule simple, cu condiția ca acestea să fie efectuate manual de către un angajat.
TCO ca bază de pornire
Există multe opțiuni pentru reducerea costurilor flotei pe termen lung. În primul rând, este important să se renunțe la o simplă analiză a costurilor. În schimb, o analiză a costurilor totale, cunoscută și sub numele de Cost Total de Proprietate (TCO), ar trebui efectuată întotdeauna pentru modelele luate în considerare. Aceasta include toate costurile, inclusiv cele de întreținere, cum ar fi primele de asigurare, consumul de combustibil și emisiile. Angajaților nu ar trebui să li se mai permită să selecteze vehiculele pe baza prețului brut de listă, ci să fie obligați să ia în considerare costul total de proprietate. Astfel, un vehicul mai scump inițial, dar cu TCO mai mic, poate fi mai rentabil pe 5 ani.
Măsuri suplimentare
Economii suplimentare sunt posibile prin acorduri cu dealerii sau producătorii, cum ar fi acordurile-cadru sau reducerile determinate de volum. Instruirea în conducerea eficientă din punct de vedere al consumului de combustibil, monitorizarea acestuia și cardurile de combustibil sunt opțiuni pentru a încuraja angajații să își utilizeze vehiculele într-un mod mai responsabil. Întreținerea regulată și conducerea atentă a mașinii pot uneori preveni deteriorarea; acest lucru are, de asemenea, un impact pozitiv asupra costurilor de returnare și a valorii reziduale, în cazul leasingului operațional. Utilizarea în comun a vehiculelor și partajarea mașinilor între angajați asigură o utilizare mai bună.
(Articol publicat în revista Flote Auto, iulie – august 2025)
CITEȘTE ȘI:
Cât de îndatorați sunt producătorii de pe piața vehiculelor electrice?
Vânzările globale de vehicule electrice au crescut, în luna august, cu 15%
Comentați?