Administrarea flotelor. Recomandări-cheie de la fleet manageri

Leasingul operaţional reprezintă o soluţie de reducere a costurilor pentru companiile care vor doar să opereze o flotă de maşini, externalizând administrarea şi proprietatea acesteia. În cadrul “Fleet Management Conference 2018”, patru manageri de parcuri auto mari au împărtăşit experienţa lor în gestionarea unor asemenea flote, oferind totodată o serie de recomandări-cheie.



vehicule

Administrarea unei flote nu este nici pe departe un demers facil şi de aceea multe companii au renunţat la managementul in-house şi au ales externalizarea lui către companiile de leasing operaţional. De alfel, dezvoltarea serviciilor complete de leasing operaţional – finanţare şi administrare – este rezultatul evoluţiei normale a business-urilor, care se concentrează din ce în ce mai mult pe activităţile lor de bază, externalizându-şi activităţile secundare altor companii. Modelul a debutat în anii ’60, când firmele din Europa occidentală decontau cheltuielile efectuate de salariaţi cu maşina personală în timpul programului de lucru, iar mai apoi au început să cumpere autovehicule pe care le puneau la dispoziţia angajaţilor pentru desfăşurarea sarcinilor de serviciu. Cu timpul, companiile au realizat că puteau obţine finanţare pentru flota de autovehicule, în timp ce banii necesari pentru achiziţia de autovehicule puteau fi folosiţi pentru alte investiţii. Aceste servicii financiare s-au transformat ulterior în servicii de administrare de flote.

Odată riscurile transferate către o altă companie, era normal ca şi serviciile de întreţinere a flotei de autovehicule să fie oferite de acelaşi furnizor. Iar în acest model de business, au devenit evidente imediat beneficiile leasingului operaţional:

– Sunt incluse atât aspectele de finanţare, cât şi serviciile de întreţinere şi alte servicii precum asigurarea, avizarea daunelor etc;

– Nu există impact asupra bilanţului clientului, iar acesta poate folosi fondurile disponibile pentru alte necesităţi importante pentru companie;

– Compania de leasing operaţional preia riscurile aferente valorii reziduale şi serviciilor de întreţinere;

– Bugetare facilă datorată existenţei unei rate lunare fixe;

– Compania de leasing operaţional preia toate sarcinile administrative.

Criterii pentru alegerea maşinilor

Intrat în jargonul de specialitate prin intermediul acronimului englez – TCO, costul total de deţinere al unui vehicul oferă o imagine completă a cheltuielilor pe care le presupune utilizarea acestuia. Şi asta, pentru că  preţurile afişate de constructorii auto reflectă doar parţial cheltuielile generate de utilizarea unei maşini. Deprecierea, combustibilul, întreţinerea, asigurarea, pneurile, taxele reprezintă, fiecare în parte, un cost, iar toate împreună compun bugetul total necesar funcţionării autovehiculului, adică tocmai acest TCO. Ca atare, este considerat un criteriu esenţial pentru alegerea maşinii. Nu este însă singurul.

Managerii de flotă prezenţi la “Fleet Management Conference” se bazează pe un mix de caracteristici pe care vehiculele trebuie să la îndeplineasca, în funcţie de domeniul de activitate şi de destinaţia acestora. Astfel, unele parcuri de maşini sunt construite pe principii de siguranţă sau de acoperirea reţelei de service, altele, în funcţie de calitatea vehiculelor ori de costurile de utilizare.

În opinia managerului flotei de distribuţie a companiei Mediplus Exim, Robert Chende, calitatea maşinii este, în cazul său, criteriul esenţial în alegerea maşinilor. “Fiind nr. 1 în distribuţia de medicamente, compania noastră foloseşte doar maşini de calitate. De altfel, schimbul de flotă îl realizăm o dată la 5 ani”, arată acesta. Pentru vehiculele de distribuţie utilizate, Mediplus Exim colaborează cu Mercedes. Compania este parte a grupului farmaceutic AD Pharma, preluat de cehii de la Penta.

Pentru managerul de flote al OMV Petrom, Radu Ciobanu, argumentul principal la alegerea maşinii este siguranţa. “Deviza noastră este ca «Angajatul să fie în siguranţă», deci indiferent de preţ noi alegem în primul rând maşini sigure. Uneori, trebuie să recunosc, acest lucru afectează valoarea reziduală a vehiculului”, explică Radu Ciobanu, Business Unit Lead, Corporate Real Estate Management, OMV Petrom. După prima selecţie realizată în funcţie de “siguranţă”, maşinilor destinate flotei OMV Petrom li se aplică şi alte criterii, precum preţul de achiziţie, valoarea reziduală, reţeaua de service ori disponibilitatea pieselor de schimb.

Flota OMV Petrom este una complexă, ce numără aproximativ 6.000 de vehicule. O parte este utilizată în leasing operaţtional, o parte, formată din vehiculele grele de distribuţie, este în continuare administrată in-house. În acelaşi timp, parcul auto este compus din vehicule cu dotări speciale pentru derularea activităţii şi din maşini destinate angajaţilor, din care aproximativ 1.200 sunt utilizate în sistem de car-sharing.

Pentru flota companiei British American Tobacco (BAT), principalul argument în alegerea maşinilor este ca acestea să dispună de o reţea de service cu acoperire în întreaga ţară.

“Avem o flotă foarte mare de distribuţie şi de aceea trebuie să avem timpi cât mai reduşi de reparaţie în service. Nu ne permitem să avem maşini indisponibilizate”, subliniază Sorin Udriştoiu, Car Fleet Manager BAT. Totodată acesta adaugă şi alte criterii pentru selecţia maşinilor, precum siguranţa, disponibilitatea pieselor de schimb, preţul de achiziţie. “Compania noastră are câteva branduri recomandate de grup care sunt chemate la licitaţii”, explică Sorin Udriştoiu, managerul care a depăşi deja 20 de ani de carieră în administrarea de flote.

British American Tobacco deţine un parc auto operat în leasing operaţional cu servicii incluse, ce însumează 900 de maşini, dintre care majoritatea sunt vehicule de distribuţie.

Metode de administrare preferate

Şi în ceea ce priveşte administrarea parcului auto, cuvântul de ordine care dictează adoptarea deciziilor este „optimizare”. Termenul nu este privit de managerii de flotă numai din perspectiva scăderii costurilor, ci şi din cea a eficientizării alocării de personal.

De exemplu, compania OMW Petrom a trecut încă din 2009 la utilizarea maşinilor de companie în sistem de leasing operaţional cu servicii incluse, o soluţie prin care a evitat investiţiile directe în autovehicule.

„Luarea deciziei a fost un proces îndelungat. Nu mă refer aici la organizarea licitaţiei pentru alegerea companiei de leasing operaţional, ci la analiza de eficienţă economică pe care am făcut-o, prin compararea celor două metode de administrare, in-house sau de către compania de leasing. Am optat pentru cea de-a doua variantă, argumentul principal fiind o alocare mult mai eficientă a personalului, nu scăderea costurilor, care a fost relativ mică”, punctează managerul de flote al OMV Petrom, Radu Ciobanu.

În cazul British American Tobacco, opţiunea de externalizare a managementului de flote a fost adoptată la nivel de grup, după o analiză derulată în cadrul subsidiarelor europene, care cumulează un număr de 5.000 de vehicule.

„Din punctul meu de vedere, o administrare in-house a flotei oferă companiei posibilitatea de a avea un control mai mare asupra costurilor de administrare. În plus, deciziile in-house se iau mult mai repede. De exemplu, acest ultim aspect se observă mai ales în relaţia cu firma de service”, spune Sorin Udriştoiu, Car Fleet Manager în cadrul British American Tobacco.

Pe de altă parte, acesta consideră că administrarea parcului auto de către o companie de leasing operaţional are o serie de avantaje, precum reducerea numărului de personal implicat în fleet management şi a birocraţiei. În plus, externalizarea îşi arată beneficiile şi când vehiculul trebuie vândut. „Marea problemă a managementului in-house apare la finalul vieţii maşinii. La acel moment intervin o serie de operaţiuni logistice de care ne scuteşte firma de leasing operaţional”, subliniază Sorin Udriştoiu.

Şi flota auto a Nestle România este utilizată în leasing operaţional cu servicii incluse, ceea ce înseamnă că şi administrarea ei a fost externalizată. Potrivit fleet managerului Cristian Georgescu, decizia a fost luată la nivel de grup, iar din 2018, orice vehicul nou va fi sub contract de leasing operaţional.

„La finalul contractului, maşinile sunt vândute către salariaţii noştri, cu o reducere de 30% dintr-un preţ al maşinilor de aproximativ 4.000 – 5.000 de euro”, arată Cristian Georgescu.

Din punctul său de vedere, la finalul de contractului de leasing operaţional aducerea maşinilor la „starea normală de uzură” este o operaţiune la care compania cheltuieşte bani.

Flota Nestle România numără în prezent 300 de maşini, din care 25% sunt administrate în leasing operaţional.

Soluţii de eficientizare

Deşi folosesc aceleaşi ingrediente de bază – reducerea consumului de combustibil, a riscului de accidente sau a uzurii premature a maşinii – fleet managerii nu au o „reţetă” standard pentru eficientizarea flotele.

De exemplu, în condiţiile în care a constatat că vehiculele aveau kilometraje diferite, Nestle România a optat pentru realocarea periodică, între angajaţi, a zonelor de distribuţie. „Evităm astfel deprecierea timpurie a maşinilor şi, implicit, diminuăm riscul de accidente. De altfel, o analiză a acestui ultim aspect ne-a arătat că între orele 12-15 au loc cele mai multe evenimente auto”, explică managerul flotei Nestle România, Cristian Georgescu.

Tot printre măsurile de eficientizare a parcului de maşini acesta aminteşte şi de cursurile de conducere defensvă, precum şi utilizarea soluţiei de carsharing. Deşi este de părere că maşina utilizată de mai multe persoane nu este bine întreţinută, Cristian Georgescu spune că flota companiei numără trei astfel de vehicule, ce sunt folosite când altele se află în service, pentru reparaţii.

Aceeaşi problemă a kilometrajelor diferite a fost întâmpinată şi de Mediplus Exim.

„Avem 11 depozite mari şi de acolo maşinile pleacă spre destinaţii diferite. Cele care distribuie medicamentele în oraşe parcurg distanţe mai mici, cele care ies în afara zonelor urbane parcurg distanţe mult mai mari. Ca atare, promovăm o rotire a utilitarelor pentru ca maşinile să aibă kilometraje asemănătoare. În plus, pentru cele aproximativ 800 de farmacii proprii am aplicat şi o altă soluţie de eficientizare: livrăm noaptea. Avantajele sunt evidente: traficul şi aglomeraţia sunt mici, iar parcarea nu pune probleme. Folosim aceleaşi maşini şi ziua, ceea ce înseamnă că, prin intermediul a doi utilizatori, maximizăm rata de încărcare a vehiculului”, precizează Robert Chende, fleet managerul Mediplus.

Pentru managerul de flotă de la OMV Petrom, principala soluţie de eficientizare a parcului auto a fost externalizarea administrării către o companie de leasing operaţional. Acesteia i s-a adăugat, încă din 2011, decizia folosirii sistemului de car-sharing. „Avem deja 1.200 de maşini în car-sharing, o mare parte dintre acestea fiind alocate pe echipe. Dintre acestea, 300 sunt vehicule tip pool-car, ce sunt rezervate online de către angajaţi”, arată Radu Ciobanu. În anul următor, 2012, OMV Petrom a introdus şi sistemele telematice pentru monitorizare, care au permis companiei strângerea unui număr mare de informaţii despre utilizarea maşinilor, pentru a lua cele mai bune decizii privind eficientizarea administrării lor. „Toate acestea au fost făcute cu un singur scop: să nu scădem capacitatea de deplasare a angajaţilor nostri”, subliniază fleet managerul companiei.

Pentru administratorul flotei British American Tobacco, eficietizarea parcului auto se traduce doar prin două cuvinte „optimizare şi optimizare”. „În compania noastră urmărim optimizarea rutelor – pentru reducerea timpului de deplasare şi a consumului de combustibil şi optimizarea kilometrajelor – facem o evaluare o dată la 6 luni, iar în funcţie de kilometri parcurşi schimbăm maşinile între angajaţi. Astfel, la finalul contractului de leasing operaţional, vehiculele au acelaşi kilometraj”, explică Sorin Udriştoiu.

Cursuri de conducerea defensivă, un must have

Factorul uman rămâne cea mai mare problemă de rezolvat pentru managerii de flote, iar în acest context cursurile de conducere defensivă a devenit o soluţia din ce în ce mai des folosită pentru reducerea costurilor de utilizarea a unei flote. Şi asta, pentru că folosirea neconformă a autovehiculelor nu aduce după sine doar accidente cu pagube materiale şi/sau umane, dar şi facturi ridicate la consumabile şi carburant. De alfel, mulţi fleet manageri au ajuns la concluzia că eficientizarea stilului de condus al şoferilor se poate traduce în economii evidente.

„Primele cursuri de conducere defensivă le-am introdus încă de acum 12 ani. Astfel, am reuşit să obţinem o reducere a costurilor de utilizare a flotei, în principal, o reducere a daunalităţii. Evaluăm lunar şoferii, construim matricea de consecinţe, iar cei cu incidente auto sunt sancţionaţi în funcţie de gravitate, chiar până la interzicerea conducerii, iar cei fără incidente sunt premiaţi”, spune administratorul flotei OMV Petrom, Radu Ciobanu.

Potrivit acestuia, şoferii companiei trebuie să completeze permanent un plan de călători şi, în plus, trebuie să evite deplasările de noapte sau pe vreme nefavorabilă.

Conducătorii auto din cadrul British American Tobacco au început să urmeze cursurile de conducere defensivă şi mai devreme, încă din 2003. Motivul? „Noi nu avem şcoli de şoferi, ci fabrici de făcut carnete”, rezumă în câteva cuvinte situaţia administratorul parcului auto, Sorin Udriştoiu. Politica firmei prevede, ca la angajare, fiecare salariat să dea un test de conducere, atât teoretic, cât şi practic. Doar cine îl trece primeşte maşina de serviciu sau este încadrat pe un post de şofer de distribuţie.

Şi Nestle România este adepta cursurilor de conducere defensivă. „Facem periodic evaluări şi astfel am observat că pentru utilitarele folosite la distrbuţia de medicamente avem foarte puţine incidente auto. Ca atare, nu organizăm cursuri pentru şoferii acestora, ci doar pentru cei care au primit maşină de companie”, conchide administratorul flotei, Cristian Georgescu.

 

(Articol  publicat în revista Flote Auto, mai 2018)

 

 

Adaugati comentariu