Aplicațiile pentru monitorizarea flotelor – customizare și management integrat

Așa cum vehiculele dintr-o flotă auto trebuie să servească unor scopuri precise pentru desfășurarea activității, la fel trebuie privite și sistemele de monitorizare a flotelor: nu sunt doar o necesitate oarecare, ci reprezintă un factor esențial pentru competitivitate și profitabilitate. Necesită, însă, o înțelegere mai aprofundată a potențialului uriaș pe care îl au în evoluția generală a unei companii.
aplicatii monitorizare flote - floteauto 1

aplicatii monitorizare flote - floteauto
Managerii trebuie să înțeleagă în primul rând DE CE au nevoie de aplicații de monitorizare pentru flote

La ora actuală, chiar și pe o piață ca a noastră, care se maturizează greoi (atât din cauza legislației, dar și a adaptării lente a mentalității), ideea de monitorizare a flotei este suficient de răspândită printre managerii de companii. Principial, un sistem de monitorizare a flotei presupune dotarea vehiculelor cu niște dispozitive de măsurare a diverselor caracteristici, datele fiind stocate sau transmise prin GPS unui centru de comandă, care urmărește buna desfășurare a activității.

În acest punct, mulți manageri de flotă consideră că au bifat o cerință dictată mai mult de modă decât de necesitate, iar informațiile primite au, de cele mai multe ori, o relevanță prea mică pentru a ajuta cu adevărat deciziile de business.
Motivele? Incapacitatea de a înțelege utilitatea monitorizării profesioniste a flotei. Sau dezinteresul față de mijloacele ultamoderne, considerate, nu de puține ori, doar gadgeturi inutile. Ori temeri legate de complexitatea informațiilor, care ar putea mai mult să încurce decât să ajute.

De unde a pornit monitorizarea flotelor

aplicatii monitorizare flote - floteauto 3
Simpla monitorizare a vehiculelor prin GPS e deja istorie.

„Monitorizare“. Un termen pe care mulți îl asociază cu ideea de securitate, de protejare a bunurilor unei companii. De altfel, sistemele telematice au apărut la mijlocul anilor `90 în Africa de Sud tocmai pentru a contracara fenomenul de car-hijacking („răpirile“ de mașini). Ulterior, domeniul sistemelor de protecție a vehiculelor și mărfurilor a evoluat exploziv, în paralel cu evoluția tehnologiilor GPS și a telefoniei mobile.

Așa încât, spre finalul anilor `90 a început să fie din ce în ce mai clar că există un domeniu paralel cu piața de securitate auto, ale cărei cerințe pot fi rezolvate chiar cu tehnologia și sistemele gândite inițial pentru protecție. E adevărat, primii pași au fost mai greoi, iar costurile erau foarte mari, așa încât numărul de clienți era foarte redus. Dar evoluția galopantă a tehnologiei a făcut ca, în numai câțiva ani, sistemele de monitorizare auto să devină mult mai accesibile.

Soluțiile închise (software și echipamente) nu permit upgrade-uri, iar soluțiile semi-deschise oferă doar hardware-ul, care limitează dezvoltarea unui software propriu, însemnând și cheltuieli mari de dezvoltare. În plus, astfel de firme, mai ales cele cu produse foarte ieftine, nu asigură mentenanța sau chiar gestiunea unui astfel de sistem de monitorizare. (Dan Bulete, director Delta Electronics)

În acest moment, există multe firme (în general chinezești) care comercializează soluții de monitorizare „la cheie“, foarte ieftine și care oferă informații de bază, precum poziționarea vehiculului, distanța parcursă și timpul care a trecut, dar și informații mai evoluate, cum ar fi consumul de combustibil sau viteza medie. Mai nou, aceste informații sunt accesibile și prin intermediul aplicațiilor de smartphone, deci impresia este că am ajuns într-un punct senzațional cu monitorizarea flotei. Oare?

Monitorizare și… monitorizare

Soluțiile „mass-market“ despre care am vorbit mai sus mizează foarte mult pe prețurile cât mai mici, dar mult mai puțin pe deservirea necesităților reale ale unui client. Trackerele și senzoristica unui sistem ieftin sunt, evident, limitate la ceea ce proiectanții consideră că sunt necesități mai mult sau mai puțin de bază. Unele firme oferă soluții complete, cu hardware și software, altele oferă doar echipamentele pe baza cărora poți construi o soluție software. În fiecare din aceste cazuri vorbim de soluții limitate.

Pentru monitorizarea simplistă a unei flote (4 sau 5 parametri de bază), e suficientă o aplicație pe mobil, pe care șoferul o deschide când urcă în mașină. Această soluție e avantajoasă (costuri mici pentru telefoane și abonamente). Dar ce te faci dacă ai o flotă care servește unui scop precis, deci necesită diverse măsurători specifice? (Melinda Păunescu, Development Director RADCOM)

aplicatii monitorizare flote - floteautoCu alte cuvinte, decizia de a investi într-un sistem de monitorizare a flotei nu ar trebui tratată simplist. Dimpotrivă, este foarte importantă o analiză exhaustivă a nevoilor reale, pornind de la domeniul de activitate și obiectivele care trebuie îndeplinite.

Se pune întrebarea dacă simplul fapt de a ști poziția unui vehicul sau distanța parcursă până într-un anumit moment sunt lucruri care ajută la eficientizarea activității sau sunt informații fără niciun efect la nivelul deciziilor care trebuie luate.

În funcție de particularitățile domeniilor de activitate, trebuie gândite și soluții adaptate.

În zona de monitorizare, în funcție de cât de implicați sunt oamenii din management, dar și de deschiși la minte, se pot obține rezultate chiar mari. Pe piața din România, monitorizarea de flote este percepută încă la stadiul de bază, cu funcții minime. Însă în domeniile specifice de activitate (curierat, transport marfă, salubritate, construcții, etc) ar trebui să se înțeleagă că lucrurile încep de la monitorizarea de flotă, adică monitorizarea mașinii este doar primul pas în managementul flotei și activităților conexe (Melinda Păunescu, Development Director RADCOM)

aplicatii monitorizare flote - floteauto 5
Noile aplicații pentru monitorizarea flotelor sunt complexe, dar simplifică, de fapt, activitatea

De exemplu, o companie de transport public are cerințe drastice de respectare a orarului sau a anumitor rute. Pentru transportul de marfă contează traseul care asigură timpul cel mai scurt și costurile cele mai scăzute din punctul A în punctul B, dar și sincronizarea vehiculelor în funcție de distanța cea mai scurtă față de un anumit punct. O firmă de salubritate are mai multe tipuri de vehicule în parc, fiecare cu o funcție clară, de la mașinile de transport gunoi până la cele care fac curat pe străzile orașului. Pentru o firmă de curierat e utilă (ba chiar necesară pentru eficientizarea timpului) o integrare a sistemelor de monitorizare a vehiculelor cu device-uri care asigură emiterea de facturi sau monitorizarea mărfii livrate.

Toate aceste lucruri înseamnă că, încă de la început, trebuie gândite dispozitive de bază care să permită adăugarea de noi funcții și adaptarea continuă, în funcție de noile cerințe ale clienților, dictate, logic, de schimbările din piață. Adică, mai simplu, e nevoie ca un sistem de monitorizare a flotei să fie customizabil.

Un furnizor important de servicii de telematică poate oferi clienților săi o gamă mult mai largă de soluții față de cele de bază. Acum e importantă și monitorizarea activității conducătorului de vehicul, a costurilor de servisare pe termen lung sau înregistrarea sarcinilor de transport. (Levente Gall, director vânzări WebEye România)

La ce ne ajută customizarea?

În general, mulți manageri de flotă tratează superficial necesitatea unui sistem de monitorizare a flotei, de aceea sunt privilegiate sistemele ieftine, care, pentru moment, par suficiente. Însă mai devreme sau mai târziu apare necesitatea asimilării de informații și date suplimentare despre vehicule și cei care le conduc, moment în care limitările soluțiilor alese inițial devin foarte clare.

Cei care susțin că o soluție simplistă le este suficientă nu cunosc potențialul unei soluții serioase de management de flotă. Informațiile concludente extrase chiar eficientizează activitatea și diminuează costurile suplimentare. Sau poate aceste persoane nu-și dau interesul pentru reducerea costurilor, deci vorbim de carențe de management. (Dan Bulete, director Delta Electronics)

În general, companiile cu flote mici și mijlocii au aceleași cerințe. În schimb, companiile cu flote mai mari au solicitări speciale. Aceste cerințe presupun, fără excepții, dezvoltări din partea furnizorului, trebuie dezvoltate rapoarte total diferite. La companiile serioase cu sisteme ERP e de multe ori nevoie de integrare software. (Levente Gall, director vânzări WebEye România)

Este interesant de observat ce fel de probleme pot rezolva abordările specifice ale soluțiilor de monitorizare a flotelor.

aplicatii monitorizare flote - floteauto
Un adevăr trist este că majoritatea companiilor se confruntă cu multe furtori, care pot fi combătute prin noile aplicații

În primul rând, este vorba de eliminarea furturilor, care, în lipsa unor mijloace de control, nu puteau fi cuantificate și dovedite înainte. Senzorii pentru măsurarea nivelului de combstibil, alături de calcule clare ponderate, care arată cât este consumul, dar și adoptarea unor sisteme foto/video au dus la eliminarea furturilor, în unele cazuri uriașe, de carburanți. În cazul firmelor de salubritate, controlul traseelor și evidența drastică a punctelor de ridicare a deșeurilor au dus la eliminarea „contractelor paralele“ ale șoferilor – adică ridicarea gunoiului din locuri care nu aveau contract cu firma de salubrizare și taxe suplimentare la groapa de gunoi.

Monitorizarea înseamnă că există în orice moment informații despre mașina respectivă. Toți cei care își implementează un sistem de monitorizare trebuie să-și asume rezultatele lui, pentru că, de multe ori, arată lucrurile neplăcute dintr-o organizație. Fiecare domeniu are sensibiltățile lui. (Melinda Păunescu, Development Director RADCOM)

Într-un exemplu ținând de un parc auto de betoniere, un senzor de rotație a tamburului a eliminat posibilitatea sustragerii betonului. Iar în alt exemplu, o firmă de transport a reușit să elimine furtul mărfii, care presupunea un sistem inedit: șoferul mașinii cu marfa plasa dispozitivul de monitorizare (cuplat doar la priza de 12V din cabină) într-o altă mașină care-și continua drumul, dispozitivul continuând să înregistreze corect datele de drum, iar mașina de transport inițială, după ce „pierdea“ o parte din marfă, ajungea din urmă a doua mașină, de la care prelua dispozitivul.

Toate sistemele noastre au trecut prin încercări de sabotare. Eu îmi avertizez clienții și partenerii încă de la început că trebuie să se aștepte să le plece unii angajați. Adică acei oameni care s-au învățat să nu respecte regulile, care au tendința de a fura, de a frauda. (Dan Bulete, director Delta Electronics)

aplicatii monitorizare flote - floteauto 7
Managerii n-ar mai trebui să subaprecieze avantajele monitorizării stilului de conducere al șoferilor

Totuși, nu toată lumea fură, iar acest flagel se reduce drastic odată adoptate aceste sisteme de monitorizare customizabile, care permit integrarea cu sistemele mașinii.

Un alt rol important al acestora ține și de monitorizarea stilului de condus al șoferului. Numărul de accelerări și frânări în unitatea de timp, cât și când s-a depășit viteza maximă, cât a fost folosită mașina de serviciu în interes personal, chiar și combinarea cu sisteme after-market care arată evitarea situațiilor de pericol la limită – toate acestea necesită o adaptare atât a hardware-ului, cât și a rapoartelor finale, pentru a ajuta la concluzii și decizii cât mai bune. Iar rezultatul este o uzură mai mică a componentelor mașinii, precum și o reducere mai mare a riscului de accidente, dar și o educare (chiar și forțată) a șoferului.

În alte țări, firmele de asigurări auto induc un trend: pentru un tarif mai mic, mașinile sunt echipate cu sisteme de monitorizare. Care duc la corectarea comportamentului șoferilor, deci scade riscul de accidente. La noi, chiar dacă putem implementa tehnic soluțiile, interesul companiilor de asigurări este încă redus pentru o astfel de abordare. (Melinda Păunescu, Development Director RADCOM)

Până la urmă, însă, principalul rol al aplicațiilor customizabile pentru monitorizarea flotelor ține de eficientizarea activității și creșterea productivității. Prin particularizarea detaliată se deservesc strict cerințele unui anumit business, deci depășim cu mult nivelul de monitorizare de bază. În funcție de dimensiunea legată de logistică, se pot adăuga tot felul de opțiuni.

Sistemele de monitorizare educă șoferul, atât prin atenționări directe, cât și psihologic (șoferul știe că acțiunile sale sunt vizualizate ușor de angajator într-un raport exhaustiv). Vorbim de o influență pozitivă a monitorizării, din care câștigă nu doar compania, ci și societatea, datorită unei mai mari responsabilități a angajaților și, implicit, a patronilor. (Dan Bulete, director Delta Electronics)

În același timp, trebuie înțeles că aplicațiile pentru monitorizarea flotelor sunt soluții de zi cu zi, în care e nevoie de o mentenanță permanentă, pentru o funcționare eficientă. De aceea sunt de preferat firme care oferă soluții concepute și dezvoltate „in-house“ (atât hardware-ul, cât și software-ul) și care pot să asigure nu doar service și update-uri, ba chiar și data-service. În plus, pentru că vorbim de parteneriate cu clienții de flotă, dezvoltările ulterioare ale echipamentelor se fac tocmai pe baza experienței acumulate în timp și prin analizarea permanentă a nevoilor și cererilor suplimentare ale clienților.

Aceste sisteme ajută la o gestionare a flotei mult mai eficientă decât ne putem închipui, ba chiar pot spune că aplicațiile noastre nici măcar nu sunt folosite la întreaga capacitate. E absolut necesară și consultanța, deoarece, de multe ori, clientul nu știe nici ce îi trebuie, dar nu știe nici ce îi poate oferi piața de monitorizare. (Melinda Păunescu, Development Director RADCOM)

 

Din ce în ce mai mulți înțeleg că soluțiile simpliste nu mai sunt suficiente pentru nevoile companiei. Este vizibil un nou val de cerințe, în care se cer mai multe informații punctuale. Customizarea rapoartelor și filtrarea lor exact pe nevoile clienților ajută radical la cuantificarea concluziilor despre eficiența angajaților și vehiculelor. (Dan Bulete, director Delta Electronics)

 

Există o competiție puternică pe piața de servicii de telematică, unde majoritatea competitorilor sunt prezenți la nivel local. Gradul de inovare depinde de densitatea noutăților și de dezvoltările apărute recent pe piață. Cel care inventează primul funcții noi și se dezvoltă în mod constant  are un avantaj foarte mare față de cei care se opresc la un anumit nivel de performanță. (Levente Gall, director vânzări WebEye România)

Cât de mare este investiția în aplicațiile customizabile

aplicatii monitorizare flote - floteauto 8
O analiză mai atentă a costurilor pentru aplicațiile de monitorizare customizabile va releva un raport extrem de bun între cheltuieli și avantaje

Pentru că vorbim de un domeniu foarte alert și în care activează din ce în ce mai multe companii, concurența acerbă duce și la politici agresive de preț. Așa încât, la managementul de flotă de bază, prețurile echipamentelor se învârt în zona a 70-80 de euro pe mașină.

Un calcul inițial ar putea arăta că e o investiție suficient de mare (prețul echipamentelor plus costurile abonamentelor), de aceea mulți apelează din start la sisteme de bază, foarte ieftine.

Din păcate, dacă nu se ia în considerare necesitatea ulterioară pentru upgrade-uri, investiția într-o soluție ieftină este, de fapt, o pierdere, deoarece nu permite customizări, așa încât va fi nevoie de o nouă investiție pentru o soluție adaptată.

Raportul financiar între achiziția vehiculelor și achiziția unui sistem și a aplicației customizate este unul hilar. Un lucru de neînțeles în România: ai bani să investești într-o flotă de zeci de mașini și utilaje, dar faci economie de la un sistem de monitorizare cu un cost infim (raportat la costurile generale ale unei flote), cu un abonament modic, un instrument care, prin eficientizarea activităților, te ajută să crești productivitatea și să faci economii substanțiale. (Melinda Păunescu, Development Director RADCOM)

 

Echipamentele customizabile, mult mai performante decât cele ieftine, de bază, presupun, în general, costuri suplimentare de numai 20-25%. Deci este evident că merită investiția, mai ales că permit o customizare aproape fără limite. Practic, neluarea în calcul a acestui instrument de lucru extrem de eficient îi va afecta profitul unui patron. (Dan Bulete, director Delta Electronics)

aplicatii monitorizare flote - floteauto 9
Factorul uman specializat rămâne esențial pentru ca aplicațiile noi să fie ajute cu adevărat productivitatea

Așadar, este foarte clar că aspectul monitorizării flotelor, a sistemelor și aplicațiilor dedicate, nu mai poate fi tratat cu indiferență, dacă managerul este orientat către performanță și eficientizarea activităților. Trebuie înțeles, însă, și că monitorizarea de flotă nu asigură automat productivitatea, ci este probabil cel mai eficient instrument în acest moment care poate ajuta managementul unei companii să ia decizii care să ducă la creșterea productivității. Într-un mod indirect, aplicațiile customizabile contribuie, practic, și la educarea pieței și a mediului de business. Ceea ce ne dorim cu toții.

(Articol publicat în numărul 12 al revistei FloteAuto – februarie 2015)

Adaugati comentariu