Administrarea flotei. Externalizare sau internalizare?

Pentru multe companii, procesul de externalizare sau internalizare în administrarea flotei reprezintă una dintre cele mai spinoase decizii de business.
masini

În cazul companiilor cu flote auto, întrebarea care îşi caută mereu răspuns este “Să ne administrăm singuri parcului auto sau să utilizăm serviciile unei companii specializate?” Argumente există în ambele cazuri, iar o soluţie unică nu se poate aplica tuturor companiilor.

Cu toate acestea, un punct de pornire esenţial pentru aflarea răspunsului corect este compararea costurilor de utilizare a maşinilor – TCO. Cu alte cuvinte, dacă avem două flote identice, una în proprietatea companiei şi una utilizată de aceeaşi companie în leasing operaţional full service, care ar fi diferenţa dintre cele două TCO?

Devalorizarea maşinii poate face diferenţa în administrarea flotei

Pentru Frédéric Banco, directorul general ALD Automotive, calculul TCO este complex, iar în cazul unei maşini utilizate în regim de leasing operaţional, costurile se leagă strict de utilizarea acestuia şi nu de achiziţionarea lui. Concret, costurile incluse în rata lunară nu se raporteaza la întreaga valoare a autovehiculului, ci doar la cea pentru utilizarea acestuia.

În plus, şeful ALD Automotive consideră că devalorizarea este o componentă importantă în cadrul TCO, deoarece o maşină începe să piardă din valoare încă de la primul kilometru efectuat. Astfel, dacă în cazul leasingului operaţional autovehiculele sunt returnate fără niciun cost suplimentar, la finalul contractului, o flotă deţinută în proprietate va continua să genereze cheltuieli până la o posibilă vânzare a autovehiculelor.

O altă diferenţă esenţială, în opinia lui Frédéric Banco, este legată de confortul operaţional.

frederic-banco„Întotdeauna este mai important pentru un business să se concentreze pe obiectul său de activitate şi să nu investească în activităţi care consumă mult timp şi nu aduc valoare imediată în business. În cazul unei flote deţinute în proprietate, managerul sau responsabilul de flotă se ocupă de toate operaţiunile cronofage recurente de: mentenanţă, schimbare a anvelopelor, asigurare şi administrare a daunelor etc., pe când un contract de leasing operaţional full-service îl degrevează de toate aceste aspecte, care sunt realizate de către compania de leasing”, explică directorul general al ALD Automotive.

Tot la capitolul buget acesta consideră că trebuie inclusă şi puterea de negociere pe care o înregistrează o companie de leasing operaţional, care poate obţine costuri mai mici prin negocierea de volume mai mari.

Costuri suplimentare cu resursele umane pentru administrarea flotei

Din punctul de vedere al lui Philip Aarsman, managing director Business Lease România, calculul privind costurile de administrare ale unei flote utilizate în leasing operaţional este uşor de făcut, componentele de cost fiind incluse în rată. Însă TCO-ul în cazul administrării unei flote in-house este mai dificil de evaluat.

Philip-Aarsman-floteauto„Pe lângă componentele vizibile de tip achiziţie, costuri de mentenanţă, asigurări, taxe, combustibil sau anvelope trebuie să luate în considerare costurile cu resursele umane implicate – atât cele care sunt responsabile direct de buna gestionare a flotei, cât şi cele care indirect ajută la contractarea si derularea operaţiunilor pe diferite activităţi asociate, precum şi resursele utilizate de acestea – timp, costuri cu deplasarea, telefoane etc.”, precizează Philip Aarsman.

Din punctul său de vedere, TCO înseamnă aproximativ 45% – depreciere; 22% – carburant; 13% – asigurări; 9% – întreţinere, reparaţii, anvelope; 5% –  dobânda; 1% – taxe (impozit, rovigneta, înmatriculare); 1% – altele (auto de înlocuire, asistenţă rutieră, pick-up etc).

TCO, influenţat de achiziţia vehiculelor

La rândul său, Radu Manea, Head of Fleet Management, Porsche Finance Group, consideră că, în cazul flotei aflate în proprietatea companiei şi administrate in-house, intervin costuri aferente imobilizării sumelor necesare achiziţiei vehiculelor şi cele de gestionare a flotei – costuri cu resurse umane, sisteme, control etc. Pe de altă parte, în cazul unei flote utilizate în sistem leasing operaţional, costurile de gestionare sunt ale firmei către care se externalizează activitatea, aceasta beneficiind de sinergii specifice.

De altfel, pentru Radu Manea, în cazul flotei deţinută în proprietate, cea mai mare pondere în TCO o au costurile cu vehiculele, respectiv cu achiziţia acestora.

3 argumente pentru externalizare în administrarea flotei

  1. Creşterea eficienţei activităţii de bază. Avantajul cel mai evident al outsourcing-ului este faptul că permite managementului unei companii să se concentreze mai mult asupra afacerii de bază. În aceste condiţii, angajaţii din zona de administrare a flotei pot fi redirecţionaţi spre competenţa principală a business-ului. Astfel, reducerea timpului şi a resurselor cheltuite cu gestionarea parcului auto poate duce la creşterea semnificativă a productivităţii şi profitabilităţii activităţii de bază a companiei.
  2. Creşterea eficienţei flotei. Deoarece managementul flotelor reprezintă principalul lor domeniu de activitate, furnizorii serviciilor de administrare a parcurilor auto pot presta o activitate mult mai rentabilă de achiziţionare, întreţinere şi remarketing a maşinilor, comparativ cu societăţile care le deţin. Datorită volumelor mari contractate, companiile specializate în administrare pot obţine preţuri mult mai bune de la dealerii de autovehicule, de la furnizorii de piese sau de la service-urile auto.Totodată, mai au şi un personal specializat, aflat în permanent contact cu cele mai noi soluţii de gestionare a parcurilor auto. Astfel, cheltuielile efectuate cu angajarea unei astfel de companii au o eficienţă sporită, iar gestionarea flotei devine mult mai puţin costisitoare comparativ cu menţinerea ei in-house.
  3. Beneficiul celor mai bune practici. Pentru că sunt experţi în domeniu, societăţile de administrare a flotelor manifestă o tendinţă naturală de a adera la cele mai bune practici din industrie. Toate aceste cunoştinţe vor fi folosite, fără doar şi poate, în beneficiul companiei-client. Mai mult decât atât, în condiţiile în care furnizorii serviciului de management al parcului auto gestionează mai mute flote simultan, ei sunt în măsură să compare rezultatele şi să creeze benchmark-uri pentru clienţi. Acest lucru le permite să identifice şi să abordeze potenţialele problemele şi ineficienţe din timp sau chiar să le evite în totalitate. Companiile de administre a flotelor au, de asemenea, posibilitatea de a recomanda clienţilor cele mai eficiente politici şi proceduri din punctul de vedere al costurilor, permiţându-le acestora să ocolească abordarea de tip “văzând şi făcând”.

În plus, dispare şi efortul de a fi la curent cu ultimele modificări legislative şi de a găsi mijloacele necesare de implementare. Pentru multe companii, acest ultim aspect este de multe ori un motiv suficient pentru a lua în considerare în mod serios externalizarea managementului flotei.

3 întrebări-cheie

Trecerea în revistă a celor mai importante argumente privind modul de lucru al gestionării autovehiculelor de companie este doar un prim pas pentru adoptarea unei decizii. Următorii se parcurg răspunzând la următoarele întrebări:

  1. Care sunt cifrele? Faceţi câteva calcule referitoare la flota auto pe care o deţine compania, luând în considerare toate cheltuielile: achiziţie vehiculelor, întreţinerea, salarizarea, formarea profesională, costul de conformitate, etc. Dacă valoarea obţinută pare neobişnuit de mare, aţi putea apela la un management profesional.
  2. Cât de copleşit este personalul? Personalul care deserveşte activitatea de bază este supra-saturat de sarcini suplimentare privind administrarea flotei? Dacă da, atunci este timpul pentru externalizare.
  3. Pur şi simplu, nu puteţi ceda controlul? Dacă pur şi simplu nu vă puteţi imagina scenariul în care controlul flotei este trecut unei companii specializate ar fi bine faceţi un test de onestitate. Ştiaţi că atunci când companiile încearcă să calculeze un TCO al flotei deţinute în proprietate, au tendinţa de a supraevalua valoarea de revânzare a vehiculelor la finalul ciclului de folosinţă şi, respectiv, a subevalua costurile operaţionale (întreţinere, pneuri, asigurări, mobilitate, etc.)?

 

(Articol publicat în revista Flote Auto, aprilie 2019)

 

CITEŞTE ŞI:

3 motive pentru verificarea presiunii din anvelope

Cum scazi factura maşinii. TCO, cheia reducerilor de costuri

Pe piaţa carburanţilor, un mare jucător stabileşte preţul

 

Adaugati comentariu