Elaborarea unei politici auto poate reprezenta un demers complicat pentru multe companii. Şi asta, pentru că include stabilirea cerinţelor de ordin tehnic, economic sau de HR pentru maşinile de serviciu, alegerea autovehiculelor, determinarea responsabilităţilor utilizatorilor, a condiţiilor de eligibilitate a angajaţilor, a limitărilor în ceea ce priveşte utilizarea maşinilor de serviciu.
Cu toate acestea, în interviul acordat revistei Flote Auto, directorul general al Arval România, Dan Boiangiu, consideră că existenţa unei «Company car policy» eficiente aduce multiple beneficii unui business, de la reducerea costurilor, până la motivarea salariaţilor.
Ce recomandări faceţi companiilor în ceea ce priveşte optimizarea TCO?
Tot ceea ce facem noi la Arval vizează reducerea TCO. Practic, costurile totale ale unei flote sunt generate de foarte mulţi factori şi fiecare dintre aceştia are o importanţă semnificativă în reducerea costului total. Modalităţile de reducere a TCO depind de cele două situaţii în care se află flota. Dacă vorbim de un moment cheie, şi anume reînnoirea unui număr mai mare de vehicule, atunci focusul trebuie pus pe alegerea vehiculului cel mai potrivit. Dacă, în schimb, flota este în timpul contractului, pentru reducerea costurilor sunt necesare alte tipuri de recomandări. Să le luăm pe rând.
În primul caz, lucrurile sunt relativ mai simple. Mai întâi compania îşi determină, pentru vehiculele pe care le are în vizor, anumite cerinţe de ordin tehnic, economic sau de HR – maşina trebuie să aibă anumite echipamente pentru confortul angajaţilor şi se stabileşte un segment de autovehicule pentru imaginea organizaţiei, laolaltă cu recomandări de CSR, precum emisiile de CO2. După ce toate aceste recomandări sunt înglobate într-un pachet de criterii, noi le prezentăm estimări de TCO pentru diverse modele. Fără doar şi poate, recomandarea noastră va fi vehiculul cu TCO-ul cel mai mic şi, de cele mai multe ori, această sugestie este îmbrăţişată de companiile-client.
În al doilea caz, dacă respectivul client se află în mijlocul unui ciclu de exploatare, evident acolo apar alte recomandări care, în principal, sunt determinate de administrarea flotei şi comportamentul de conducere al autovehiculului.
Să luăm, de exemplu, cazul ideal al unei flote care este în întregime gândită din punctul de vedere al celui mai mic TCO. În mod natural, acesta creşte anual, pentru că se majorează valoarea componentelor care ţin strict de piaţă, precum taxele sau costul carburantului. În aceste condiţii, pentru reducerea TCO, ne concentrăm pe zonele care sunt, în general, legate de organizarea gestiunii flotei sau pe chestiuni care ţin de comportamentul celor care conduc maşinile. Practic, intervenţia noastră constă în prezentarea către clienţi a unor rapoarte detaliate cu privire la rata de daunalitate pe vehicul şi pe categorii de vehicule, stabilim un Top 10 al şoferilor cei mai indisciplinaţi, a celor care generează cele mai mari costuri. Până la urmă, un comportament agresiv la volan se traduce printr-un consum mai mare de carburant, printr-un risc mai mare de accidente şi un cost mai mare de returnare a maşinii la finalul contractului. Concret, una dintre cele mai uzitate recomandări pe care o folosim în majoritatea contextelor legate de comportamentul necorespunzător al şoferilor este aceea de a utiliza o franşiză în contractele de asigurări auto de tip CASCO. În opinia noastră este un sistem foarte bine pus la punct de responsabilizare a şoferilor. Această recomandare este aplicată de tot mai multe companii, care constată astfel că lucrurile se ameliorează foarte repede cînd utilizatorul vehiculului ştie că va suferi o consecinţă a faptelor sale, mai ales în ceea ce priveşte accidentele provocate. Mai mult, un produs de CASCO cu franşiză este şi mult mai ieftin, mai economic pentru companie în condiţiile în care, evident, nu se produc accidente.
Care este valoarea franşizelor pe care o recomandaţi?
Prima noastră recomandare este de 200 de euro. Recunosc că multe companii suntreticente la o astfel de valoare. Noi încercăm să mergem pe produsul acesta pentru că,în viziunea noastră, este cel care corespunde cel mai bine realităţii româneşti. Pe dealtă parte, sunt şi companii care insistă pentru CASCO cu franşiză zero, dar, dupăcum am mai spus, nu-l recomandăm, pentru că este un produs mai scump şi nu ajutăla responzabilizarea angajaţilor. Din practica Arval, majoritatea contractelor se plasează în zona produselor cu franşize cuprinse între 100-200 de euro. Avem şi un client foarte responsabil, cu autovehicule scumpe, care a încheiat asigurări CASCO cu franşiză de 1000 de euro.
Nu trebuie să uităm că în Romînia, costurile reparaţiilor sunt ridicate. Este adevărat că mâna de lucru este mai ieftină decât în ţările din vestul Europei, dar costul pieselor este acelaşi. În opinia mea, trebuie să existe o paritate între franşiza practicată şi valoarea reparaţiilor. Noi, ca ţară, suntem totuşi puţin în urmă din acest punct de vedere, iar acest fapt se vede în piaţa de asigurări.
Comparativ cu anul trecut, 2015 va aduce modificări în ceeea ce priveşte abordarea strategiei pentru optimizarea TCO? De exemplu, scăderea preţului petrolului este un element de luat în calcul în costul de utilizare a vehiculelor în acest an?
Carburantul este o cheltuială pe care noi nu o garantăm. Ea se calculează în TCO – reprezintă 25% din valoare, dar este suportată la costul real de către client. Este clar că anul acesta preţul la pompă va fi influenţat de cotaţia petrolului, aflată acum la un nivel destul de jos. În acest context, revin şi punctez cele arătate mai devreme: cei care au reuşit să controleze de la început, prin selecţia vehiculelor, cel mai bun TCO – printr-un consum de combustibil scăzut, prin îmbunătăţirea comportamentului la volan şi, în general, prin eficientizarea anumitor procese astfel încât costurile să fie optimizate – vor beneficia cel mai mult de această reducere a preţului la pompă. Cei care nu au luat măsuri pentru îmbunătăţirea comportamentului la volan, chiar dacă preţul la pompă a scăzut, nu se vor bucura de scăderea costurilor.
Vă menţineţi estimarea că, anual, creşterea naturală a TCO este de aproximativ 5%?
Sigur, mi-o menţin. Variaţia mai poate fluctua, dar vorbim de sume foarte mari şi, practic, 5% rămâne o valoare pertinentă. De ce spun asta? Pentru că ne orientăm către vehicule care trebuie să se revândă peste 4 ani foarte bine, iar asta înseamnă modele cât mai noi, dar mai scumpe. Există o presiune constantă asupra preţului maşinilor în condiţiile în care ele înglobează din ce în ce mai multă tehnologie şi, în plus, se conformează şi noilor reglementări care apar an de an: maşina trebuie să sune singură la 112, să aibă lumini de zi de tip LED, să respecte normele referitoare la emisiile de CO2, etc. Un alt element care contribuie la creşterea TCO sunt taxele. Nu numai în România, ci în general, ele sunt din ce în ce mai prezente în viaţa noastră şi au o tendinţă de creştere. Presiune se manifestă şi dinspre costul asigurărilor. Cel puţin în România, ne aşteptăm să apară un fenomen de aliniere la practicile din Occident. Deci toate aceste elemente contribuie la creşterea anuală a costurilor şi reprezintă explicaţia pentru estimarea mea de majorarea cu 5% a TCO.
Din punctul dvs. de vedere, cum ar trebui abordată de către companii noţiunea de “car policy”, adică politica de utilizare vehiculelor în cadrul afacerii?
Mi-aş dori ca într-o companie, aşa cum există o politică comercială, de sustenabilitate, de resurse umane, de siguranţă sau de sănătate, să existe şi o politică de flote. Din păcate, în multe companii aceasta lipseşte. Flota este o componentă care implică riscuri, costuri substanţiale pentru o companie, dar, în acelaşi timp, generează motivaţia angajaţilor de a lucra în organizaţia respectivă, le crează percepţia de tratament corect în raport cu ceilalţi colegi. Înainte ca unui angajat să i se acorde o maşină de serviciu, compania ar trebui să-i prezinte politica cu privire la vehicule, astfel încât să existe un echilibru între celelalte politici şi strategii ale companiei, între bugetul alocat şi satisfacţia utilizatorului. Pentru că, până la urmă, maşina rămâne un element de motivaţie, un mijloc de muncă. Practic, eu cred că această politică pe care companiile ar trebui să o construiască trebuie să plece de la definirea unor strategii cu privire la acest subiect. Iar noi, la Arval, avem toate competenţele pentru a stabili aceste lucruri, inclusiv cele despre care am vorbit mai devreme: stabilirea criteriilor tehnice, economice, de imagine, de motivaţie, de HR. O dată ce toate aceste elemente sunt definite, exploatarea unei flote devine mult mai simplă. «Company car policy» trebuie să fie un document care să grupeze foarte clar responsabilităţile utilizatorilor, condiţiile de eligibilitate a angajaţilor pentru a avea acces la o maşină de seviciu, categoriile profesionale îndreptăţite să li se aplice aceste criterii de eligibilitate, limitările pe care compania le setează în ceea ce priveşte utilizarea maşinilor de serviciu – în concediu, peste graniţă, etc. Toate aceste lucruri trebuie stabilite foarte clar. După aceea, se pot defini o serie de contribuţii. Vorbeam mai devreme despre franşiză. De exemplu, în document se poate include prevederea ca, în cazul unui accident, contribuţia angajaţilor pentru franşiză să fie de 50%, iar pentru două accidente, de 100%. Foarte relevante sunt şi toate responsabilităţile pe care compania le trasează prin acest document, responsabilităţi referitoare la utilizarea maşinii în diverse situaţii: de pană, de accident, etc. Astfel de lucrurile trebuie să fie foarte clare pentru că în anumite cazuri, oamenii nu ştiu ce să facă. Dacă flota este administrată de Arval, utilizatorii sună la numărul verde şi obţin toate informaţiile necesare. Dar dacă sunt într-o zonă fără semnal, trebuie să ştie ce au de făcut, care sunt aşteptările legale ale companiei în raport cu situaţia respectivă. Este foarte bine ca aceste lucruri să fie documentate şi stabilite de la bun început. Mai ales că acest document este unic, nu este personalizabil. El înglobează un set de reguli, care se aplică tuturor angajaţilor, inclusiv directorului general. Astfel, toată lumea se bucură de un tratament corect şi, implicit, este protejată. Nu spune nimeni că nu poţi să diferenţiezi tratamentul între un directorul general şi un driver, dar acest lucru ar trebui să aibă loc în cadrul unei politici de utilizare a flotei deja existentă. Această transparenţă este esenţială pentru percepţia de corectitudine şi de motivaţie a angajaţilor.
Pe de altă parte, politica auto a unei companii ar trebui să conţină şi scheme de premiere a angajaţilor care se dovedesc responsabili în utilizarea vehiculelor. Noi nu recomandăm doar penalizări, ci şi un sistem de bonusare. Sunt persoane care devin mult mai responsabile dacă vor fi premiate şi nu dacă vor fi penalizate. Credem în această metodă pozitivă de remunerare.
Companiile româneşti au început să adopte astfel de politici auto?
În fiecare companie, că este scrisă sau nescrisă, o politică de administrare a parcului auto există. Poate că se schimbă prea des, poate că nu este foarte clară, dar totuşi există. Din păcate, formalizarea ei într-un document este o muncă susţinută şi, de cele mai multe ori, descurajează. În plus, este un document greu de implementat şi, de aceea, trebuie să aibă acceptul conducerii de la nivel înalt. Conceperea politicii auto este apanajul celor de la resurse umane, ajutaţi de managerul de flote. Din păcate, în România, fleet managerul este suprasaturat de sarcini punctuale – de la schimbări de pneuri până la validări la service – şi nu are timpul necesar să se concentreze asupra realizării unui document atât de important. «Company car policy» este un element strategic, iar, în acest domeniu, serviciile unei companii de tipul Arval aduc valoarea adăugată unui business. Noi am făcut numeroase strategii de «car policy». În primul rând o aveam pe a noastră, politica auto a Arval reprezentând un benchmark pentru clienţi. De exemplu, nu le cerem companiilor să-şi schimbe maşinile la 4 ani pentru că este mai eficient din punctul de vedere al costurilor, iar noi, la Arval, le schimbăm anual. Le reînnoim tot la 4 ani. Avem reguli foarte clare în ceea ce priveşte politica noastră auto, pe care o prezentăm clienţilor şi o discutăm plecând de la exemplul nostru concret.
Cum ar trebui prevăzută, în cadrul politicii auto, modalitatea de alegere a maşinilor?
Modalitatea prin care se exercită alegerea maşinii este cea mai interesantă şi strategică zonă din politica auto a unei companii. Ea poate fi lăsată atât la nivelul utilizatorului, cât şi la nivelul companiei. Nu există o soluţie universală. De exemplu, o societate care întreţine şi repară ascensoare nu va lăsa alegerea vehiculelor utilitare la nivelul angajaţilor. Va alege ea maşinile din punctul de vedere al mărcii, al culorii, al motorizării, etc. Aceasta se numeşte politică de tip “white cars”. Cu cît se urcă însă în ierarhia profesională, intervine politica de tip “user chooser” – într-un anumit buget de tip TCO angajatul îşi poate alege orice tip de maşină doreşte, aceasta fiind o abordare foarte utilizată în România. Sigur, şi aici pot interveni restricţii, precum cele care funcţionează la Arval: TCO-ul şi emisiile de CO2. Dar cu toate acestea, gradul de alegere este foarte mare şi de aceea se numeşte “user chooser”. Nu recomandăm însă această metodă peste tot. Pentru că dacă îi dăm unei persoane posibilitatea să opteze, atunci trebuie să vadă toate maşinile pe care le-a ales, să meargă în show-room uri, să le testeze şi s-ar putea să fie ineficient. Drept urmare, pentru categoriile profesionale de top, noi facem o preselecţie şi le prezentăm o lista mai scurtă de maşini, cu diverse tipuri de caroserii – compacte, monovolume, sedan, toate fiind însă plasate în acelaşi interval de TCO şi de emisii de CO2 pentru a nu derapa de la principiile de corectitudine şi egalitate.
Expertiza noastră ajută clienţii atât prin faptul că le putem construi de la zero politica auto, cât şi în cazul în care, plecând de la un car policy existent, le facem o serie de recomandări pentru a aduce îmbunătăţiri faţă de benchmark. Aceste servicii le facturăm dacă sunt oferite doar într-o misiune de consultanţă sau sunt gratuite dacă este vorba de un client care deja lucrează cu noi. Este evident că existenţa unei politici auto uşurează derularea contractului cu o companie-client. Oamenii ştiu foarte exact ceea ce au de făcut, ceea ce vor de la noi şi care sunt responsabilităţile fiecăruia. Deci lucrurile merg foarte uşor. O companie are foarte multe beneficii dacă adoptă o astfel de abordare formalizată, concretă, cu semnătură şi cu asumare de responsabilităţi din partea utilizatorilor. În primul rând este beneficiul de claritate – nimeni nu poate poate să spună că nu a ştiut, apoi este beneficiul de motivaţie din perspectiva tratamentului egal şi corect faţă de ceilalţi angajaţi.
(Articol publicat în revista Flote Auto, luna martie 2015)
Comentați?