Alegerea unui software care să gestioneze eficient activitatea operaţională şi pe cea financiar-contabilă poate fi o provocare pentru un antreprenor. Având la bază experienţa acumulată de-a lungul anilor în domeniul financiar-contabil şi implicit testarea diverselor soluţii software locale, compania Accace a identificat 7 criterii esenţiale în găsirea celui mai potrivit soft contabil.
1. Conştientizează nevoia
Cele mai multe programe contabile pot gestiona activităţi standard, precum: evidenţa facturilor de achiziţii şi a facturilor de vânzare, înregistrarea tranzacţiilor prin bancă sau cash, alte note contabile, raportări pentru TVA.
Totuşi, dincolo de opţiunile standard, e posibil ca specificul activităţii tale să presupună şi funcţionalităţi mai avansate, cum ar fi: managementul stocurilor, activităţi de gestionare a producţiei, evidenţa operaţională a cheltuielilor şi veniturilor pe centre de profit/de cost, posibilitatea de interconectare cu alte sisteme cum ar fi platforma e-commerce, software case de marcat etc.
Prin urmare, înainte de a alege un program de contabilitate, e important să ştii ce informaţii vrei să obţii din acest program şi să porneşti de acolo în identificarea functionalităţilor pe care un astfel de program trebuie să le aibă.
2. Arhitectura aplicaţiei
În alegerea aplicaţiei, trebuie să ţii cont de numărul de utilizatori, de cerinţele hardware (server, configurare PC, conexiune internet etc). Poţi opta pentru o aplicaţie locală, pentru una de tip client-server sau pentru una accesibilă online.
Aplicaţiile disponibile online (găzduite în Cloud sau pe serverele proprii) au avantajul flexibilităţii şi al simplificării modului de lucru, permiţând accesarea documentelor şi a datelor de pe orice device mobil, tabletă sau computer, oriunde, atât timp cât exista o conexiune la internet.
3. Nu uita de legislaţie
În alegerea aplicaţiei financiar-contabile, asigură-te că aceasta este conformă cu cerinţele minime impuse de legislaţia contabilă şi fiscală (raportări TVA locale şi intracomunitare, raportări contabile standard, plan de conturi etc), dar că poate răspunde şi cerinţelor legale şi fiscale specifice activităţii tale.
Mai mult, asigură-te că furnizorul aplicaţiei îţi asumă anganjamentul de a actualiza aplicaţia ori de câte ori apar schimbări legislative care au impact contabil sau fiscal (modificare plan de conturi şi reglementări contabile, modificări TVA şi rapoarte fiscale, introducere taxe noi etc).
4. Cât investeşti?
Nu uita de bugetul investit şi de costurile viitoare. Poţi alege să cumperi licenţa şi să plăteşti ulterior un tarif lunar/anual pentru actualizări legislative sau poţi alege să plăteşti o taxă lunară pentru accesul în aplicaţie (în regim unui serviciu Software).
5. Părerea contabilului tău contează!
Cea mai potrivită persoană care îţi poate spune totul despre întrebuinţarea unui soft contabileste contabilul tău. Află câte tool-uri foloseşte şi cu cât i se va simplifica modul de lucru dacătoate programele folosite ar fi integrate într-o singură platformă.
6. Încearcă înainte de a cumpăra
Testează şi evaluează! Cere detalii, recomandări şi dreptul de a folosi programul pentru un test de minim 30 de zile pentru a fi sigur cş funcţionalitatea aplicaţiei se potriveşte nevoilor tale.
7. Nu uita de dezvoltare
Înainte de orice decizie este recomandat să nu iei în considerare doar situaţia actuală.
Asigură-te că softul poate ţine pasul creşterii afacerii tale şi că poate fi adaptat creşterii şi diversificării activităţii businessului tău.
Stabileşte un plan pe termen lung potrivit profilului de activitate şi al obiectivelor principale. Poate aplicaţia aleasă să fie adaptată nevoilor integrând alte platforme de tip Business Intelligence, e-commerce, CRM, salarizare, administrare de personal? Anticipează cum poţi simplifica şi eficientiza activităţile dacă toate platformele deja folosite se pot grupa într-un singur soft.
Trebuie sa fie in pas cu legea contabila si fiscala. Sunt destule softuri bune, f bune, oricum se iau doar modulele necesare si se face upgrade mai tarziu in functie de nevoi. Cateva exemple de softuri: CIEL, Saga, Winmentor. CIEL V7 are mai multe avantaje fata de celelalte ( dpdv functionalitati, asistenta acordata, mod de lucru si chiar si preturi ok pentru un soft ce raspunde la nevoile noastre ) – vbesc acum din perspectiva mea, insa, nevoile si perceptia difera de la om la om.