Recomandări-cheie pentru elaborarea politicii auto

Politica auto reprezintă un ansamblu de reguli privind utilizarea maşinilor de serviciu. Un astfel de document nu este doar un instrument destinat reducerii costurilor, ci şi o modalitate prin care compania îşi demonstrează capacitatea de a aplica un tratament corect tuturor angajaţilor.

Flota de autovehicule reprezintă, în cadrul businessului, una dintre componentele care implică riscuri şi costuri substanţiale, dar, în acelaşi timp, generează şi motivaţia salariaţilor de a lucra în acea companie. Ca atare, specialiştii în administrarea flotelor spun că optimizarea TCO reprezintă un element necesar pentru controlul cheltuielilor. Nu este însă şi suficient. Companiile care deţin parcuri auto mai au nevoie şi de reguli clare de utilizare de către angajaţi a vehiculelor de serviciu. Acestea, odată stabilite şi reunite într-un document intern, alcătuiesc ceea ce se numeşte “politică auto”.

Aceasta trebuie să grupeze foarte clar:

• responsabilităţile utilizatorilor,
• condiţiile de eligibilitate a angajaţilor pentru a avea acces la o maşină de seviciu,
• categoriile profesionale îndreptăţite să li se aplice aceste criterii de eligibilitate,
• limitările pe care compania le setează în ceea ce priveşte utilizarea maşinilor de serviciu – în concediu, peste graniţă.

Mai pot fi definite şi o serie de contribuţii. De exemplu, în document pot fi incluse şi prevederi referitoare la daune şi la contribuţia angajaţilor pentru franşiză. Totodată, relevante pentru “politica auto” sunt şi responsabilităţile trasate de companii pentru diferite situaţii, precum defecţiuni, accidente sau furt.

Abordări în funcţie de specificul companiilor

Din punct de vedere juridic, nu există nicio obligativitate pentru instituirea unui asemenea set de norme, dar, în practică, spun consultanţii, implementarea sa duce la eficientizarea afacerilor. Mai mult decît atât, politica auto nu are un conţinut stereotip, fiecare companie fiind liberă să-şi stabilească propriile reguli.

Abordarea este specifică fiecărei companii în parte. Contează foarte mult domeniul de activitate al companiei, activitatea depusă de utilizatorii vehiculelor, modul de exploatare, strategia privind modalitatea de achiziţie ori existenţa sau nu a unui departament de administrare a flotei”, explică Radu Manea, directorul Porsche Mobility, divizia Fleet Management din cadrul Porsche Finance Group.

Pentru elaborarea politicii auto, specialiştii Porsche Mobility au câteva recomandări-cheie, pentru ca, în final, companiile client să adopte o decizie eficientă. Astfel, ei spun că sunt necesare:

1. evaluarea foarte obiectivă a business-ului şi a nevoilor de mobilitate,
2. împărţirea clară pe categorii de utilizare a vehiculelor în funcţie de nevoi,
3. analiza atentă a beneficiilor financiare aferente fiecărui tip de achiziţie în parte.

“Existenţa unei aşa-numite car policy ajută orice companie să achiziţioneze controlat, uniform, eficient şi consecvent, astfel încât întreţinerea unui asemenea parc auto şi reînnoirea să continue să aducă plus-valoare şi să sprijine core-businessul companiei”, punctează Radu Manea.

3P: planet, profit sau people

În abordarea LeasePlan, primul pas în construirea unei politici auto îl reprezintă testarea înclinaţiei companiei către unul dintre cei 3P: planet, profit sau people.

“Avem la dispoziţie un program – FleetBalance – care evaluează acest echilibru şi oferă un punct de pornire în redactarea “car policy”. Apoi, cu ajutorul Car Policy Builder, consultantul LeasePlan îl sprijină pe responsabilul de flotă să realizeze un document complet, bazat pe viziunea companiei în ceea ce priveşte flota auto. De asemenea, avem la dispoziţie proiecte de Benchmarking care ne permit să avem o idee bine definită despre practicile comune dintr-un anume domeniu de business în ceea ce priveşte politica auto”, arată specialiştii de la LeasePlan România.

În opinia lor, politica de utilizare a flotei auto este un document intern cu impact foarte mare asupra costurilor.

“Pornind de la alocarea claselor de autovehicule pe nivelurile din organigramă şi continuând cu reglementarea utilizării autovehiculului în afara orelor de program, cu obligativitatea cursurilor de instruire sau cu beneficiile acordate utilizatorilor în caz de avarii sau imobilizări ale autovehiculelor de companie, “car policy” acoperă toate ariile ce ţin de utilizarea flotei”, subliniază reprezentanţii LeasePlan România.

Modalităţi de alegerea a maşinii

Modalitatea prin care se exercită alegerea maşinii este cea mai interesantă componentă din politica auto a unei companii. Ea poate fi lăsată atât la nivelul utilizatorului, cât şi la nivelul conducerii.

Nu există o soluţie universală. De exemplu, o societate care întreţine şi repară ascensoare nu va lăsa alegerea vehiculelor utilitare la nivelul angajaţilor. Va alege ea maşinile din punctul de vedere al mărcii, al culorii sau al motorizării. Aceasta se numeşte politică de tip “white cars”. Cu cît se urcă însă în ierarhia profesională, intervine politica de tip “user chooser” – într-un anumit buget de tip TCO angajatul îşi poate alege orice tip de maşină doreşte, aceasta fiind o abordare foarte utilizată în România. Pentru categoriile profesionale de top, noi facem o preselecţie şi le prezentăm o listă de maşini, cu diverse tipuri de caroserii – compacte, monovolume, sedan, toate fiind însă plasate în acelaşi interval de TCO şi de emisii de CO2, pentru a nu derapa de la principiile de corectitudine şi egalitate. Expertiza noastră ajută clienţii atât prin faptul că le putem construi de la zero politica auto, cât şi în cazul în care, plecând de la un car policy existent, le facem o serie de recomandări pentru a-i aduce îmbunătăţiri”, arată Dan Boiangiu, directorul general al Arval România.

Din punctul său de vedere, politica auto ar trebui să înglobeze un set de reguli care se aplică tuturor angajaţilor, inclusiv directorului general, pentru ca toţi salariaţii să se bucure de un tratament corect.

“Nu spune nimeni că nu poţi să diferenţiezi tratamentul între un directorul general şi un driver, dar acest lucru ar trebui să aibă loc în cadrul unei politici de utilizare a flotei deja existente. Această transparenţă este esenţială pentru percepţia de corectitudine şi de motivaţie a angajaţilor”, punctează şeful Arval România.
Pe de altă parte, în opinia sa, politica auto a unei companii ar trebui să conţină şi scheme de premiere a angajaţilor care se dovedesc responsabili în utilizarea vehiculelor. “Noi nu recomandăm doar penalizări, ci şi un sistem de bonusare. Sunt persoane care devin mult mai responsabile dacă vor fi premiate şi nu dacă vor fi penalizate. Credem în această metodă pozitivă de remunerare”, conchide Dan Boiangiu.

Element cheie în fidelizarea angajaţilor

Potrivit unei studiu realizat în 90 de ţări de compania internaţională de consultanţă Mercer, maşina de serviciu reprezintă un element cheie în programele de fidelizare şi de motivare a angajaţilor, mărcile destinate celor mai valoroşi angajaţi fiind Volkswagen, Ford, Toyota şi Honda.

Raportul compară beneficiile maşinii de serviciu pentru diferite niveluri de angajaţi, în patru regiuni la nivel mondial: cele două Americi, Asia-Pacific, Europa, Orientul Mijlociu-Africa.

De exemplu, deşi nu era greu de intuit, preţul mediu alocat pentru un vehicul de companie este întotdeauna mai mare pentru şeful organizaţiei, acesta variind de la 59.922 dolari în Orientul Mijlociu şi Africa, la 59.652 dolari în Europa şi 47.475 de dolari în companiile din cele două Americi.

Următorul în ierarhie este nivelul executiv, pentru care preţurile medii de achiziţie ale maşinilor de serviciu sunt de 48.941 dolari în Asia-Pacific şi de 46.382 dolari în Europa. Cele mai “ieftine” maşini pentru acest nivel sunt achiziţionate de organizaţiile din cele două Americi, doar 40.201 dolari.

Pentru profesioniştii din vînzări, bugetele alocate sunt aproape înjumătăţite. Raportul Mercer indică un preţ mediu de numai 17.852 dolari pentru maşinile de serviciu ale angajaţilor din vânzări ce aparţin companiilor din Asia-Pacific. În cele două Americi şi Orientul Mijlociu-Africa, preţul mediu este de 21.000 dolari, iar în Europa, de 26.840 dolari.

În ceea ce priveşte, marca maşinii de serviciu oferită şefului organizaţiei, studiul relevă că în Statele Unite acesta beneficiează de Mercedes, BMW, Dodge, Audi şi Lexus. În Italia, de exemplu, cele mai des întâlnite mărci şi modele sunt Audi A4/A6 şi BMW seria 5. În Emiratele Arabe Unite, preşedinţii de companii utilizează Audi Q7 şi Toyota Land Cruiser, în Argentina – Audi A4/A6, Toyota Hilux SW4 şi Volkswagen Passat CC, iar în Kazahstan – Mitsubishi Pajero, Toyota Camry şi Toyota Land Cruiser.

Creşterea anuală a pieţei, 16%

Pe piaţa romînească, companiile de leasing operaţional acordă şi servicii de management de flote şi, implicit, consultanţă pentru elaborarea politicilor auto. Deşi piaţa este tânără, potenţialul este considerabil, iar afacerile sectorului de leasing operaţional, în creştere. Astfel, la finalul primului trimestrului, piaţa a depăşit nivelul de 50.000 de unităţi în administrare, realizând o creştere de 16% faţă de primul trimestru din 2014. Totodată, în perioada ianuarie-martie, au fost înmatriculate peste 2.500 de autovehicule de către companiile de leasing operaţional, adică 15% din totalul înmatriculărilor noi, ceea ce reprezintă o creştere cu 8,5% faţă de aceeaşi perioadă a anului trecut.
Tendinţa de creştere anticipată de specialişti, atât pentru industria auto, cât şi pentru serviciile de management de flote se confirmă.

Suntem încă pe o piaţă tânără, dar cu un potenţial considerabil. Am atins deja jumătate din maximul prognozat de 100.000 de autovehicule, iar încrederea clienţilor în avantajele externalizării managementului flotei ne poate ajuta să extindem piaţa. Stabilitatea economică şi politică, precum şi creşterea afacerilor clienţilor sunt condiţii necesare, dar nu suficiente, pentru a atinge nivelurile estimate”, arată Bogdan Apahidean, preşedintele ASLO şi directorul general al LeasePlan.

Membrii asociaţiei, reprezintă 98% din total piaţă. În structura portofoliului (la nivel de asociaţie) domină în continuare serviciile complete de leasing operaţional (finanţare şi management de flote) cu o cotă de 70%, urmate de management de flote 21%, restul reprezentând leasing operaţional fără servicii de administrare. Dintre serviciile asociate administrării de flote, cele mai solicitate sunt: servicii de întreţinere şi reparaţii, asigurări – RCA şi CASCO, asistenţă rutieră şi maşină de înlocuire în cazul imobilizării autovehiculului contractat.
Conform datelor centralizate de Asociaţia Societăţilor de Leasing Operaţional, în topul primelor 5 companii membre intră: LeasePlan România, ALD Automotive, Porsche Mobility, Arval Service Lease România şi Fleet Management Services.

(Articol publicat în revista Flote Auto, mai 2015)