Managementul flotei se referă la administrarea, planificarea, controlul și monitorizarea vehiculelor dintr-o flotă. Acesta implică în principal procese administrative, cum ar fi achiziționarea, întreținerea sau vânzarea vehiculelor.
Managerul de flotă ar trebui să identifice și să rezolve orice probleme care decurg din aceste responsabilități într-un stadiu incipient. Accentul se pune pe eficiența vehiculelor, sustenabilitate și protecția mediului.
Cele mai importante cinci responsabilități ale administratorilor parcurilor auto:
- Achiziționarea vehiculelor
- Gestionarea daunelor
- Inspecția ITP și întreținerea vehiculelor
- Managementul combustibilului
- Controlul/Raportarea
1. Achiziționarea vehiculelor în flotă
De câte vehicule are nevoie compania? Cine are dreptul la mașini de serviciu? Care este bugetul disponibil? Ce vehicule sunt permise de politica auto? Ce consum de combustibil este încă acceptabil? Care furnizor oferă cea mai bună ofertă?
Achiziționarea vehiculelor este, fără îndoială, cea mai extinsă, complexă și importantă sarcină pentru flotă. Managerul parcului auto achiziționează mașinile adecvate având ca premisă principală optimizarea costurilor și transparența acestora.
Există diferite metode de achiziționare a unui vehicul.
- Achiziționare cu plată în numerar
- Achiziționare cu finanțare prin credit
- Leasing operațional
- Leasing financiar
- Abonament auto
Managerul de flotă trebuie să se asigure că vehiculele potrivite sunt disponibile în număr suficient, la momentul și locul potrivit, astfel încât operațiunile companiei să se desfășoare fără probleme. Gama de vehicule care urmează să fie achiziționate se extinde, deexemplu, de la mașini de serviciu pentru managementul executiv până la vehicule specializate necesare serviciului clienți. Cerințele pentru echiparea fiecărui vehicul ar trebui documentate într-o fișă de specificații.
Deși șoferul este responsabil pentru asigurarea încărcăturii, administratorul flotei trebuie să ofere șoferilor posibilitatea de a depozita încărcătura în siguranță – de exemplu prin achiziționarea de vehicule care oferă suficiente caracteristici, cum ar fi inele de ancorare, chingi de tensionare sau plase de despărțire.
2. Managementul daunelor în flotă
Indiferent cât de atenți sunt șoferii care conduc mașinile de serviciu, daunele pot apărea întotdeauna – fie că este vorba de coliziuni rutiere, obstacole din parcare sau chiar daune cauzate de evenimente meteorologice, cum ar fi grindina sau furtunile. Daunele trebuie documentate în scris. Pentru a evita pe cât posibil daunele și accidentele, managerii de flotă trebuie să semnaleze pericolele în timpul sesiunilor anuale de instruire a șoferilor. Și alte măsuri pot ajuta la prevenirea prealabilă a acestora, precum:
Achiziționarea de sisteme de asistență în vehicule
- Discuțiile cu șoferii
- Instruire privind siguranța
- Sistem de recompensare pentru conducerea fără accidente
3. Inspecția ITP și întreținerea vehiculelor
Managerul flotei coordonează Inspecția Tehnică Periodică (ITP), remediind eventualele defecțiuni apărute. Inspecția se efectuează o dată pe an la fiecare vehicul comercial din flotă și la doi ani pentru autoturimele cu o vechime de până la 12 ani. Sunt testate și luminile, ștergătoarele de parbriz, centurile de siguranță, airbag-urile și oglinzile.
Întreținerea vehiculelor este, de asemenea, o sarcină importantă fleet manager. Este important să se respecte diferitele termene limită, iar planificarea să fie făcută în consecință. Administratorul trebuie să fie conștient de faptul că vehiculele nu pot fi utilizate în perioadele de întreținere și, prin urmare, trebuie să stabilească exact când această operațiune va duce la cele mai mici costuri posibile de nefuncționare. Dacă este necesar, trebuie furnizate vehicule de înlocuire.
4. Gestionarea combustibilului
Cheltuiala cu combustibilului este unul dintre cele mai semnificative costuri permanente pentru o flotă și un element care intră în calculul TCO (costul total de proprietate). Prin urmare, este important ca administratorii de flote să aibă o imagine de ansamblu actualizată a costurilor – în special în perioadele cu prețuri extrem de mari la combustibil. Software-ul specializat pentru gestionarea flotei poate oferi o imagine de ansamblu și poate permite luarea unor măsuri în consecință. De exemplu, optimizarea rutelor. Și alte măsuri suplimentare pot reduce costurile cu combustibilul:
- Sistem de recompensare pentru condus economic
- Introducerea cardurilor de combustibil
- Verificări periodice ale consumului de combustibil
- Verificarea presiunii aerului di anvelope
5. Controlul și raportarea
Actualizarea datelor de bază este esențială pentru o raportare corectă. Managerul flotei este responsabil pentru clarificarea unor întrebări precum: Care angajați sunt autorizați să conducă un vehicul de serviciu? sau Ce vehicule se află în flotă? Numai cu seturi de date corecte se pot identifica și implementa economii potențiale în cadrul parcului auto.
CITEȘTE ȘI:
Ayvens introduce certificate de baterii pentru vehiculele electrice second-hand
40% dintre companii își amână investițiile planificate. Sondaj al Confederației Concordia
Comentați?