Externalizarea managementului de flotă permite companiilor să acumuleze beneficii în ceea ce privește supravegherea vehiculelor, calitatea serviciilor, viteza de executare a sarcinilor și productivitatea zilnică. Cu toate acestea, utilizarea unui furnizor de servicii extern pentru a gestiona chestiunile interne legate de mobilitatea angajaților poate avea limite. Cu alte cuvinte, reprezintă această practică un panaceu, într-un moment în care economisirea banilor a devenit esențială, sau nu este o idee prea bună?
Gestionarea autovehiculelor și a contractelor de leasing, a cardurilor de combustibil și rovinietelor, a asigurărilor și daunelor, a proceselor administrative și a documentelor mașinilor, anticiparea comenzilor pentru consumabile auto, depozitarea și inventarierea filtrelor, anvelopelor, plăcuțelor, discurilor, plus suportul obligatoriu datorat șoferilor… Managementul flotelor a devenit o sarcină tot mai complexă. Administrarea unui parc de vehicule pe plan intern asigură companiei controlul complet al tuturor aspectelor, de la achiziție până la exploatare, inclusiv revânzare. Cu toate acestea, mobilizarea semnificativă a resurselor umane, care implică recrutarea și pregătirea angajaților pentru management, precum și asigurarea unei logistici de multe ori dificil de configurat și a unor instrumente IT dedicate, determină tot mai multe companii să se îndrepte către externalizarea serviciilor de administrare a flotei.
Cum se adoptă decizia pentru externalizarea managementului de flotă
Externalizare a flotei sau a gestionării flotei presupune faptul ca o companie să încredințeze unui terț gestionarea parcului auto, integral sau parțial. Potrivit directorului Arval Mobility Observatory și Consulting Arval France, Régis Masera, sunt cinci aspecte care trebuie luate în calcul pentru a adopta decizia de externalizare a flotelor.
În primul rând, „trebuie să ne întrebăm dacă posibilitățile de suport depășesc domeniile de competență ale companiei. Apoi, trebuie pusă întrebarea referitoare la costuri: are sens să integrăm această povară financiară pe plan intern? În același spirit, se identifică subiectul de HR: am resursele interne necesare și cum îmi organizez prioritățile în cadrul managementului flotei? În al patrulea rând, trebuie să definim valoarea adăugată pe care o vor crea aceste sarcini de externalizare. În fine, este necesar să se dezvolte o coordonare logică între administratorul parcului auto și companie pentru că, atunci când gestionează fără a externaliza întregul proces de reînnoire a politicii auto, managerul se poate trezi depășit de partea operațională”, explică Régis Masera.
Specialiștii în managementul flotelor mai arată că utilizarea unui soft de administrare a vehiculelor, deși acesta se dovedește a fi din ce în ce mai eficient, nu înlocuiește însă expertiza umană și tocmai din acest motiv multe companii optează pentru externalizare. Practic, intervine beneficiul unei viziuni globale asupra multor aspecte ale unei flote de vehicule profesionale, dar și posibilitatea de a face reglaje mai fine în utilizarea acesteia, printr-o mai bună monitorizare a elementelor de cheltuieli, deoarece furnizorul de servicii ales transmite rapoarte în mod regulat pentru a anticipa orice posibilă problemă financiară sau organizatorică.
Delegarea nu înseamnă pierderea controlului
Cu toate acestea, Régis Masera avertizează asupra riscului de externalizare necontrolată și a neregulilor care pot apărea, enumerând trei tipuri de sarcini pe care le cuprinde managementul flotei. Prima sarcină, strategică, „are impact pe termen mediu sau lung și se referă la definirea politicii auto și a structurii acesteia, la care este integrată o politică de CSR, beneficii în natură și alte aspecte care transced vehiculul. A doua, tactică, „se concentrează pe flotă: cum gestionăm conformitatea, controalele, managementul raportării și al contractelor, facturarea etc.?”. În cele din urmă, sarcinile operaționale se referă la „mașină și șofer, în ceea ce privește asistența zilnică sau gestionarea unei daune ori a unei avarii”. Așadar, „odată ce avem această grilă, putem externaliza managementul flotei cu prioritate, dar decizia trebuie să rămână în interior”, precizează acesta.
Drept urmare, „outsourcing-ul nu înseamnă pierderea controlului, ci delegarea sarcinilor, iar acest proces nu este un cec în alb”, a mai explicat Régis Masera. În opinia sa, managerul de flotă extern devine un element central care discută cu echipele de achiziții, cu HR (pentru furnizarea de mijloace alternative de mobilitate, de exemplu) sau chiar cu departamentele de contabilitate. Astfel, datorită poziției sale independente în raport cu alți jucători, este partenerul preferat al companiei client.
Când abilitățile lipsesc…
Delegarea managementului flotei sale către o societate de administrare a flotei oferă companiilor și avantajul de a face schimb de expertiză cu părți interesate calificate pentru a obține o consiliere solidă din partea acestora. Ca urmare a dialogului cu furnizorii, constructorii, locatorii, dealerii și chiar brokerii de asigurări, acești experți oferă și licitații competitive care pot genera economii de la 5% până la 15% la factura finală. Cunoscători buni ai condițiilor de piață, societățile de administrare a flotei pot ajuta o companie și să se alinieze la cele mai bune tarife, ceea ce se dovedește a fi, de cele mai multe ori, o sursă de beneficii financiare, mai ales în contextul optimizării costurilor și al obligațiilor actuale de îmbunătățire a serviciilor.
În plus, contribuind la perfecționarea cunoștințelor interne în ceea ce privește managementul flotei, colaborarea cu un furnizor extern de servicii permite, de asemenea, unei structuri să fie proactivă prin identificarea unor mijloace alternative de mobilitate, precum carpooling sau car sharing, ori să aplice proceduri care nu se încadrează în domeniul de competență al companiei.
(Articol publicat în revista Flote Auto, martie 2023)
CITEȘTE ȘI:
Direcţia Rutieră din IGPR se digitalizează, pentru a monitoriza încălcarea regulilor de circulaţie
Mega Mall – locul unde puteți vedea finalistele Best Electric Car in Romania
Comentați?