Cum reduci cheltuielile cu maşinile de serviciu prin leasing operaţional

Orice companie care deţine un parc auto mai mic sau mai mare vrea să obţină de la maşinile pe care utilizează “maximul de mobilitate”. De multe ori, însă, atingerea acestui obiectiv este dublată de costuri uriaşe. Prin leasing operaţional se poate obţine nu numai optimizarea, ci şi reducerea acestor cheltuieli.



Practic, prin această formă de finanţare a parcului auto, o companie poate să apeleze la o firmă specializată pentru a obţine maşinile de care are nevoie pentru a-şi desfăşura activitatea. Acest produs îi oferă firmei posibilitatea de a achita o rată ce reflectă utilizarea maşinii, aceasta fiind calculată în funcţie de rulajul anual şi de durata contractului. Compania plăteşte astfel doar pentru ceea ce utilizează, iar la finalul contractului returnează maşinile fără a-şi mai asuma riscul de revânzare, spre deosebire de situaţia unui leasing financiar când maşinile sunt păstrate la încheierea contractului.

Dacă serviciul de fleet management este achiziţionat în cadrul contractului, el oferă oportunitatea externalizării mentenanţei şi a gestionării costurilor legate de administrarea parcului auto. Compania de leasing ia asupra sa toate responsabilităţile flotei date în folosinţă, respectiv plata taxelor şi a asigurărilor, reparaţii, întreţinere şi schimbarea anvelopelor. Managerii au posibilitatea să se concentreze pe obiectul principal de activitate al firmei, să cunoască cu exactitate cash-flow-ul şi gradul de performanţă financiară, fără să îşi mai pună problema flotei. Produsul este înregistrat ca mijloc fix în contabilitatea firmei de leasing, iar cheltuielile cu rata sunt deductibile integral dacă autovehiculele se încadrează într-una dintre excepţiile de la limitare sau autovehiculele sunt folosite exclusiv în scopul activităţii economice. În plus, în cazul leasingului operaţional clientul nu înregistrează cheltuieli cu amortizarea.

În ceea ce priveşte TVA-ului, utilizatorul poate deduce această taxă în proporţie de 100% dacă autovehiculele sunt utilizate pentru cazurile exceptate de la limitare sau sunt utilizate exclusiv în scopul activităţii economice. Compania utilizatoare deduce TVA în proportie de 50% dacă autovehiculele nu se încadrează în niciunul dintre cele două criterii menţionate. De altfel, aceste reguli se aplică şi în cazul leasingului financiar sau al achiziţiei prin credit.

Chiria este compusă din amortizare şi beneficiul companiei de leasing. Rata totală lunară este formată din chirie şi partea aferentă serviciilor de management de flote. Birocraţia este redusă şi, ca atare, încărcarea departamentelor de contabilitate este mult diminuată.

În cazul leasingului operaţional nu există avans, iar rata nu intră în calculul gradului de îndatorare.

Utilizatorul evită riscul privind valorificarea vehiculului, având în vedere faptul că, la sfârşit de contract, îl returnează companiei de leasing operaţional.

Preţurile afişate de constructorii auto reflectă doar parţial cheltuielile generate de utilizarea unei maşini. Deprecierea, combustibilul, întreţinerea, asigurarea, pneurile, taxele reprezintă, fiecare în parte, un cost, iar toate împreună compun bugetul total necesar autovehiculului unei companii.

De aceea, pentru a-şi administra flota, marile societăţi, dar şi un număr în creştere din segmentul celor mici şi mijlocii, îşi cuantifică viziunea globală asupra a ceea ce înseamnă cheltuieli printr-o metodă de calcul denumită „cost total de utilizare” (Total Cost of Ownership – TCO). Potrivit calculelor realizate de specialiştii din leasingul operaţional, pentru un autovehicul/autoturism uzual de flotă, cu o valoare de achiziţie sub 10.000 euro, utilizat pentru o perioadă de 4 ani şi un parcurs total de 120.000 km, pe primul loc în ierarhia costurilor este combustibilul, cu o pondere de aproximativ 30%, urmat de deprecierea auto (peste 25%), costurile de administrare internă (peste 15%), costul reparaţiilor şi costul asigurărilor (fiecare având o pondere de aproximativ 12%). Lista continuă cu celelalte costuri care au, individual, ponderi de doar câteva procente.

Aceste calcule au fost realizate în condiţiile unei exploatări responsabile/disciplinate în regie proprie, dar acestea pot varia funcţie de stilul de conducere, de gradul de control al execuţiei bugetare, de setul de reguli care guvernează relaţia angajator – angajat utilizator de auto, de potenţiale fraude sau neglijenţe.

5 reguli simple

Serviciile de finanţare şi de administrare a parcului auto oferite companiilor de către specialiştii în leasingul operaţional sunt destinate optimizării TCO. Sigur, tot acest beneficiu are un cost, dar reducerea cheltuielilor cu parcul auto îl transformă într-un instrument deosebit de util pentru managerii de flote. Iată în continuare 5 reguli relativ simple pentru ca leasingul operaţional cu servicii de administrare incluse să producă efecte maxime.

  1. Elaborarea eficientă a politicii auto

Optimizarea într-un contract de leasingul operaţional este posibilă prin dezvoltarea, la nivelul companiei, a unei politici auto adecvate şi eficiente. Acesta trebuie să definească o alocare standard a vehiculelor, bazată pe poziţia  angajatului în compania şi, eventual, pe vechimea acestuia la locul de muncă. Specialiştii recomandă existenţa în flotă doar a trei sau patru categorii de vehicule. În orice caz, nu este indicată atribuirea maşinilor de serviciu de la caz la caz, pentru a se evita riscurile deţinerii unui parc de vehicule atipice (SUV, 4×4) sau a unuia echipat cu opţiuni aşa-zis exotice (transmisie automată, remorcă cârlig etc.). Dincolo de cheltuielile suplimentare de administrare, poate apărea şi riscul unei revânzări dificile, care, în cele din urmă, va fi reflectată printr-o rată lunară mai mare. În plus, este logic ca numărul de branduri oferite angajaţilor să fie limitat pentru a se profita de reducerile atractive de preţ oferite de către dealeri companiilor de leasing operaţional, economii care se transmite mai departe companiei utilizatoare, tot în rata lunară.

  1. Alegerea modelului

Nu mai este niciun secret că preţul autovehiculului are o relevanţă limitată în rata lunară aferentă unui contract de leasing operaţional cu servicii incluse. Atenţia trebuie concentrată asupra TCO, care include costul întreţinerii, asigurările, managementul anvelopelor, consumul estimat de combustibil, taxele şi impozitele aferente vehiculelor, valoarea reziduală. Toate acestea componente sunt tot atâtea elemente asupra cărora se poate acţiona pentru optimizarea deţinerii unei flote.

Ca atare, atunci când intervine momentul alegerii unui vehicul, specialiştii le recomandă managerilor de flotă să ia în calcul puterea motorului şi tipul de combustibil utilizat. Totodată, trebuie avut în vedere şi ciclul de viaţă al vehiculului. Un model nou de maşină va fi, cu siguranţă, mai scump, iar dealerii nu vor fi tentaţi să facă reduceri de preţ. Cu toate acestea, valoarea sa reziduală, în timp, va fi cu mult mai bună decât a unui model de generaţie anterioară. Aceste calcule trebuie făcute cu scopul de a identifica un vehiculul care combină cel mai bun preţ, cele mai bune de caracteristici pentru tipul de activitate căreia îi este destinat şi cea mai bună valoarea reziduală. Fără doar şi poate, specialiştii în leasing operaţional nu pot face minuni dacă autovehiculul ales nu are el însuşi succes pe piaţă.

  1. Verificaţi serviciile contractate

Un manager de flotă ar trebui să aibă inclusă, în fişa postului, « vigilenţa ».  În primul rând ar trebui să compare diferitele oferte de leasing operaţional aflate pe piaţă. Deşi pare dificil, pentru că fiecare companie de profil are propriile politici de administrare a unei flote, stabilirea unor criterii identice de evaluare poate face analiza mai facilă. Apoi, chiar dacă alege cel mai bun contract din punctul de vedere al ratei lunare, un manager de flotă trebuie să verifice şi detaliile referitoare la serviciile stipulate: dacă asistenţa rutieră intervine de la 0 sau de la 100 km, cât de aproape este service-ul autorizat sau câte înlocuiri de anvelope sunt planificate. Ideea este că un contract de leasing operaţional durează, în genera, 45 de luni, cu alte cuvinte o perioadă destul de îndelungată. Dacă furnizorul de servicii nu este dedicat misiunii sale în toată această perioadă, cu siguranţă compania utilizatoare a vehiculelor va pierde bani.

  1. Responsabilizarea şoferilor

Optimizarea costurilor cu deţinerea unei flote presupune, în acelaşi timp, şi îmbunătăţirea comportamentul la volan al şoferului. Ca atare, investiţia în cursuri de formare privind conducerea eco poate determina reducerea cheltuielilor pe termen lung. În primul rând are  loc o scădere a consumului de combustibil de aproximativ 5-10%. În al doilea rând, formarea profesională în materie de siguranţă rutieră la volan duce la diminuarea semnificativă a daunelor şi, implicit, a primelor de asigurare.

  1. Reabilitarea vehiculului la final de contract

Vehiculele închiriate pe termen lung prin leasing operaţional sunt noi la început şi trebuie returnate într-o stare de uzură standard, specificată în contracte. În general, practicile companiilor de profil sunt diferite, de aceea ar fi bine să cunoaşteţi, în scris, de la bun început, care sunt condiţiile solicitate la returnarea vehiculelor. Ca atare, specialiştii în administrare recomandă ca, înainte cu o lună de expirarea contractului, vehiculele să fie verificate în service, iar reparaţiile necesare să fie programate într-o singură şedinţă, înainte de expirarea contractului. Dacă starea de uzură excede condiţiile de returnare, atunci compania de leasing va solicita plata unor penalităţi.

 

 

 

Adaugati comentariu