Oricine este implicat în gestionarea unei flote auto va avea nevoie, mai devreme sau mai târziu, de un document clar care stabilește politica auto a companiei, adică regulile privind utilizarea mașinilor de serviciu. Acestea ar trebui să ofere claritate în achiziționarea vehiculelor și să stabileasă drepturile și obligațiile șoferilor care le conduc.
Ceea ce este o practică standard pentru corporațiile mari este adesea complet absentă în firmele mai mici: o politică privind mașinile de serviciu. Aceasta definește modul în care sunt gestionate aceste vehicule, de la achiziție până la returnare sau casare. Cerințele pentru această politică privind mașinile de serviciu variază la fel de mult ca și companiile în sine. Adesea, modul în care este structurată este o chestiune de filosofie, dar un lucru este sigur: managerii de flote ar trebui să aibă reguli specifice și să asigure conformitatea. O companie mică cu doar câteva vehicule s-ar putea să nu le piardă din vedere la fel de repede ca o companie mare cu sute de mașini, dar chiar și așa, o politică auto ar fi bine să fie stabilită.
Fiecare companie are cerințe diferite pentru politica sa privind mașinile. În primul rând, ar trebui clarificat dacă reglementarea ar trebui să fie specifică țării sau specifică companiei, ceea ce este de o importanță deosebită pentru corporațiile internaționale. La urma urmei, cerințele variază adesea considerabil de la o țară la alta, de la prevederi juridice semnificativ diferite la considerații sociale.
Cine primește o mașină?
Întrebarea fundamentală care se pune în politicile privind mașinile de serviciu este evidentă: Cine are de fapt dreptul de a conduce o mașină de serviciu? Și cum este definit exact acest drept? Cu cât definiția este mai precisă, cu atât constrângerile pentru angajat sunt mai stricte, dar lasă mai puțin loc de discuții. Abordările acestei definiții variază foarte mult. Unele companii oferă angajaților un anumit buget – aici trebuie făcută o distincție între prețul de achiziție, plata leasingului sau costul total de proprietate (TCO) – și le lasă mână liberă în alegerea vehiculului și a dotărilor opționale ale acestuia. Altele preselectează mașini adecvate și impun anumite standarde minime, cum ar fi un sistem de navigație sau asistență la parcare, ceea ce limitează în mod clar opțiunile angajatului. Un punct care a devenit acum obișnuit în multe politici privind mașinile de serviciu îl reprezintă emisiile maxime admise de CO2 ale vehiculului. În plus, este destul de obișnuit să se excludă de la bun început anumite categorii de vehicule, cum ar fi decapotabilele, coupe-urile sau SUV-urile, sau caracteristici precum anvelopele late (care cresc consumul de combustibil) sau culorile neobișnuite (care uneori pot afecta negativ valoarea reziduală).
Reglementări de utilizare, intervale de service și daune
De asemenea, este important să se reglementeze clar utilizarea vehiculului.
– Este autorizat doar angajatul sau partenerul și/sau copiii să conducă mașina?
– Există o indemnizație lunară pentru kilometraj, în cadrul căreia angajatul trebuie să contribuie la costurile cu combustibilul dacă indemnizația este depășită?
– Cum rămâne cu vacanțele în străinătate?
Toate aceste aspecte ar trebui clarificate în politica auto, pentru ca mai târziu să nu apară discuții. Totodată, documentul ar trebui să includă și o clauză care să stipuleze că angajatul este responsabil pentru respectarea intervalelor de service și inspecție, schimbarea anvelopelor și trebuie să acopere orice daune sau penalități rezultate. La fel de importantă este procedura de urmat în caz de accident sau daună. Trebuie să se definească clar în ce interval de timp (de exemplu, 48 de ore) șoferul mașinii de serviciu trebuie să raporteze companiei orice daună și, dacă este cazul, asigurătorului. Acest lucru previne descoperirea daunelor la returnarea vehiculului, care apoi să nu mai pot fie acoperite.
Plată suplimentară din partea angajatului
În plus, angajaților li se poate oferi opțiunea de a plăti din propriul buzunar pentru echipamente suplimentare care nu se încadrează în buget. Cu toate acestea, în astfel de cazuri, politica auto ar trebui să stipuleze clar ce se întâmplă, de exemplu, în cazul plecării anticipate din companie și cum va fi gestionată această investiție. Se recomandă prudență și în perioada de probă a unui nou angajat care are dreptul la o mașină de serviciu. Dacă o mașină este comandată imediat și angajatul părăsește compania în timpul perioadei de probă, acest lucru poate duce la costuri substanțiale. În acest caz, ar fi recomandabil inițial un vehicul închiriat. În general, este important să se asigure că mașinile de serviciu finanțate prin companii de leasing sunt efectiv păstrate pe durata convenită, deoarece în caz contrar vor fi datorate plăți suplimentare semnificative.
Se recomandă o prudență deosebită în cazul mașinilor electrice, deoarece, spre deosebire de vehiculele convenționale, limitările lor de autonomie împiedică simpla predare către un angajat ulterior. Companiile cu flote mai mari au un ușor avantaj în acest sens, deoarece pot negocia adesea acorduri cu companiile de leasing pentru a returna un anumit număr de vehicule mai devreme în fiecare an, fără costuri suplimentare semnificative.
Pe de altă parte, la returnarea unui vehicul contractat în leasing, politica auto a companiei ar trebui să se stipuleze clar că utilizatorul este responsabil pentru orice echipament lipsă aparținând mașinii. Chiar și murdărirea excesivă ar putea fi imputată angajatului. De altfel, există companii care transferă franșizele pentru daunele auto-provocate angajaților lor sau cel puțin le cer acestora să contribuie la cost. Acest lucru poate duce, așa cum era de așteptat, la o rată a daunelor semnificativ mai mică.
Fără exagerări, dar gradul de conștientizare contează
Nu există un model universal aplicabil, dar este esențial ca politica auto să includă punctele relevante pentru companie și cultura acesteia, precum și aspectele juridice. Nimic mai puțin, dar nici mult mai mult; politicile auto cu zeci de pagini nu sunt eficiente. Pentru mulți angajați, mașina de serviciu, pe care o pot folosi în mod privat, este cea mai semnificativă parte emoțională a contractului lor de muncă. În ciuda tuturor criticilor, o mașină rămâne un simbol al statutului, iar dacă și compania plătește pentru ea, ce ți-ai putea dori mai mult!
Din păcate, este adevărat și că mașina de serviciu, care în cele din urmă nu aparține șoferului, este tratată destul de neglijent uneori. Intervalele de service sunt ignorate – bazate pe motto-ul „Dacă se strică, compania va plăti oricum” – inspecțiile vehiculelor sunt considerate inutile, iar zgârieturile și loviturile sunt, desigur, întotdeauna cauzate de terți necunoscuți. Acest lucru ar putea părea exagerat și nedrept pentru mulți șoferi de mașini de serviciu, dar adevărul este că probabil nu există niciun manager de flotă care să nu poată spune o poveste sau două în legătură cu asta. Cum la fel de adevărat este și faptul evident că modul de utilizare al mașinilor de companie poate fi gestionat printr-o politică auto clară și transparentă, care crește gradul de conștientizare al utilizatorilor.
CITEȘTE ȘI:
Pachetul auto. Beneficiile pentru cumpărători ale noii categorii de vehicule electrice mici
Rețeaua europeană de încărcare a înregistrat o creștere bruscă în 2025, dar ritmul trebuie dublat
Comentați?